Weltkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltkongress braucht eine klare Reihenfolge, weil Programm, Referenten, Räume, Technik und Teilnehmerdaten voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen startest. Danach folgen Reise- und Hotelplanung, Catering, Übersetzung sowie die technische Prüfung aller Präsentationen. Diese Checkliste hilft dir, Fristen einzuhalten und typische Engpässe kurz vor dem Kongress zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum und Programm festlegen
3 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Redner einladen
2 Personen
Sprecherdaten sammeln
2 Personen
Präsentationen und Porträts anfordern
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
Anmeldeliste führen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Referentenreisen bestätigen
2 Personen
Hotelzimmer reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Übersetzungskabinen reservieren
2 Personen
Programm online veröffentlichen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
2 Personen
Badge-Daten prüfen
3 Personen
Namensschilder drucken
3 Personen
Kongressmappen zusammenstellen
5 Personen
Präsentationen technisch prüfen
3 Personen
Pläne und Wegweiser erstellen
2 Personen
Tischplanung ausarbeiten
2 Personen
Sitzungspläne ausdrucken
2 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Anmeldematerial sortieren
3 Personen
Kongressmappen bereitstellen
4 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
6 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
Technik anschließen
4 Personen
Licht und Projektion testen
3 Personen
Übersetzungsgeräte testen
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Dekoration und Fahnen aufstellen
3 Personen
Cateringbereich einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
4 Personen
Besucher registrieren
6 Personen
Namensschilder ausgeben
4 Personen
Tagungsmappen verteilen
3 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Technisches Briefing geben
3 Personen
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
Mikrofone und Präsentationen bedienen
3 Personen
Übersetzungsgeräte ausgeben
3 Personen
Kaffeepause vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Sitzungssäle öffnen
3 Personen
Parallelsessions betreuen
8 Personen
Fragerunde moderieren
3 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
6 Personen
Abendbuffet servieren
8 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
3 Personen
Tische zwischendurch abräumen
5 Personen
Abendsessions betreuen
6 Personen
Abschlusspräsentation halten
3 Personen
Übersetzungsgeräte einnehmen
3 Personen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Räume leerräumen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Geschirr abwaschen
5 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Beschilderung entfernen
3 Personen
Dekoration und Fahnen entfernen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Technik und Möbel zurückgeben
3 Personen
Rechnungen und Kautionsunterlagen sammeln
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Präsentationen und Fotos archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 330
KlappischeAnz. 36
BistrotischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 4
SprechertischeAnz. 2
BühnenelementeAnz. 12
Rednerpult
UmkleidetischeAnz. 8

Ausstattung

ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
LaptopsAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 10
TischmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 8
MischpulteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
HDMI-KabelAnz. 12
USB-C-AdapterAnz. 8
DolmetschempfängerAnz. 330
Übersetzungs-FunksenderAnz. 8
HeadsetsAnz. 330
WLAN-RouterAnz. 6
PowerbanksAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StehlampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 360
WeingläserAnz. 330
KaffeetassenAnz. 330
Dinner-TellerAnz. 360
DesserttellerAnz. 360
Besteck für Dinner-SetsAnz. 360
KaffeelöffelAnz. 330
ServierbesteckAnz. 36

Küche

KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 6
ThermoskannenAnz. 18
WarmhaltebehälterAnz. 12
ServierschalenAnz. 24
Servierplatten mit DeckelAnz. 12
BuffetbehälterAnz. 24
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 12

Dekoration

LänderflaggenAnz. 40
FahnenständerAnz. 20
TischläuferAnz. 36
NamensschildhalterAnz. 330
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 6
TischnummernAnz. 36

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
StaubsaugerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Raum- und Technikbedarfe parallel zum Programm: Für jede Sitzung brauchst du unter anderem Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofon und passende Adapter. Prüfe außerdem früh, ob Dolmetschkabinen, Empfänger und Headsets verfügbar sind.
Fordere Präsentationen und Porträts der Referenten spätestens 3 Wochen vor dem Kongress an. So bleibt Zeit für die technische Prüfung, einheitliche Kongressmappen und die Sitzungspläne.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Anmeldeliste, Ernährungswünsche und Badge-Daten mindestens 7 Tage vorher, damit Namensschilder und Cateringzahlen stimmen.
Bestätige Reisen und Hotelzimmer der Referenten mindestens 4 Wochen vorher. Verspätete Rückmeldungen führen besonders bei internationalen Anreisen schnell zu fehlenden Zimmern oder ungeklärten Transfers.
Schicke Besucherinformationen spätestens 5 Tage vor Beginn: Adresse, Raumpläne, Wegweiser, Programm, Einlass und Hinweise zur Registrierung. Drucke Sitzungspläne zusätzlich aus, falls WLAN oder Mobilgeräte ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weltkongress planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Hotels, Catering, Übersetzung und Technik sollten spätestens 3 bis 6 Monate vor dem Termin angefragt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Weltkongress geöffnet werden?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Monate vor dem Kongress. Schließe die Teilnehmerdaten für Badges und Catering mindestens 7 Tage vor Beginn ab.
Wie viele Wochen vorher müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere Präsentationen und Porträts mindestens 3 Wochen vorher an. Für die technische Prüfung und notwendige Änderungen solltest du zusätzlich 5 bis 7 Arbeitstage einplanen.
Wann muss man Dolmetschtechnik für einen Weltkongress reservieren?: Reserviere Übersetzungskabinen, Funksender, Empfänger und Headsets mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe 1 bis 2 Wochen vor dem Kongress die Anzahl der Sprachen und Sitzplätze erneut.

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