Checklist voor een welkomstdiner bij je bruiloft

Een welkomstdiner vraagt vooral om een strakke planning tussen de laatste RSVP’s en het moment waarop de eerste gasten aanschuiven. Leg eerst de gastenlijst, dieetwensen en menu-aantallen vast; reserveer daarna tafels, stoelen, servies en linnengoed. Plan boodschappen en voorbereidingen zo dat verse producten pas vlak voor het diner worden gehaald. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst de ruimte, daarna tafels en servies, en als laatste het eten en de gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Menu en aantallen vastleggen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Servies en glaswerk reserveren
Linnengoed ophalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Broodmanden vullen
Koude hapjes bereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies neerzetten
3 personen
Bestek neerleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Muziek testen
Verlichting testen
Allergenenkaartjes plaatsen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Keukenwerkplek inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
Garderobe inrichten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Warme gerechten serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig koelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen retour brengen
3 personen
Servies en glaswerk retour brengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Dranktafel
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Koffielepelsaantal 80
Tafelbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Vazenaantal 8
Theelichthoudersaantal 24
LED-theelichtjesaantal 30
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Statafelhoezenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Bewaarbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 50
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletpapieraantal 24
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor het diner. Gebruik die lijst voor menu-aantallen, naamkaartjes, tafelschikking en het aantal dinerborden, glazen en besteksets.
Plan minstens 2 drankjes per persoon voor het eerste uur en koel water, wijn en andere dranken vooraf. Een aparte dranktafel voorkomt dat gasten zich bij de dinertafels verzamelen.
Verdeel de keukenvoorbereiding over de laatste 2 dagen: houdbare boodschappen eerder, verse boodschappen op de dag zelf. Was en snijd groenten, maak salades en bereid desserts zo veel mogelijk vooraf.
Tel servies en glaswerk per eetmoment plus 10% reserve. Bij een diner met dessert en koffie heb je onder meer dinerborden, dessertborden, koffiekopjes, waterglazen en wijnglazen nodig.
Reserveer 2 tot 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, tafellinnen, servies en decoratie. Zet buffettafels, een dranktafel en een garderoberek zo neer dat looproutes en doorgangen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een welkomstdiner bij een bruiloft?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een RSVP-deadline van ongeveer 3 weken voor het diner, zodat je daarna dieetwensen en aantallen kunt verwerken.
Hoeveel eten moet ik rekenen voor een welkomstdiner?: Bereken het menu op basis van de definitieve gastenlijst en tel per gerecht een kleine reserve van ongeveer 10% mee. Leg de aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf vast; dan kun je inkopen, servies en serveerschalen daarop afstemmen.
Hoeveel glazen en servies heb je nodig voor een welkomstdiner?: Reken per gast minimaal op een dinerbord, dessertbord, bestekset, waterglas en wijnglas als die bij het menu passen. Neem daarnaast ongeveer 10% extra en voeg aparte glazen toe voor champagne of koffie wanneer die worden geserveerd.
Wanneer moet je de boodschappen doen voor een welkomstdiner?: Houdbare boodschappen kun je 2 tot 3 dagen vooraf doen. Haal verse groenten, brood en andere bederfelijke producten bij voorkeur op de dag zelf en begin met koken en voorbereiden zodra de ruimte is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.