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Checkliste für euer Willkommensdinner zur Hochzeit

Ein Willkommensdinner zur Hochzeit wirkt entspannt, braucht aber früh klare Entscheidungen. Erst werden Gästeliste, Zusagen und Ernährungswünsche festgehalten, danach Menü, Mengen und Reservierungen geklärt. Haltbare Lebensmittel lassen sich vorab besorgen, frische Zutaten und vorbereitete Speisen kommen später. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Kühlung und das Anrichten von Buffet und Tischen. Diese Checkliste führt euch durch die 70 Aufgaben und 63 benötigten Dinge – in einer Reihenfolge, die Verzögerungen vermeidet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Geschirr und Gläser reservieren

  • Wäsche abholen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Brotkörbe füllen

  • Kalte Häppchen zubereiten

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche auflegen

    3 Personen

  • Geschirr aufstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

  • Beleuchtung testen

  • Allergenkarten aufstellen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Küchenarbeitsplatz einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer aufstellen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Warme Speisen servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gebäck anschneiden

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Speisen sicher kühlen

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Stühle stapeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückbringen

    3 Personen

  • Geschirr und Glaswaren zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • Getränketisch
  • Garderobenständer
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 90
  • ChampagnergläserAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 75
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • TischbestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertellerAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 80
  • NamensschilderAnz. 70
  • SpeisekartenAnz. 70
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • VasenAnz. 8
  • TeelichthalterAnz. 24
  • LED-TeelichterAnz. 30
  • BallonsAnz. 40
  • BallonbandAnz. 2
  • StehtischhussenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenzangenAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsäckeAnz. 50
  • SpülbürstenAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ToilettenpapierAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LaternenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließt die Gästeliste spätestens 10 bis 14 Tage vorher ab. Erst dann lassen sich Menü, Sitzplätze, Geschirr und Getränkemengen zuverlässig festlegen – einschließlich vegetarischer, veganer oder allergischer Wünsche.
  • Teilt den Einkauf in zwei Termine: haltbare Lebensmittel mehrere Tage vorher, frische Zutaten am Vortag oder Veranstaltungstag. Gemüse, Salate und kalte Häppchen brauchen außerdem ausreichend Kühlfläche.
  • Plant Getränke nicht nur für das Essen. Rechnet für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stellt Wasser, Wein, Champagner sowie alkoholfreie Optionen an getrennten, gut erreichbaren Stellen bereit.
  • Reserviert Tische, Stühle, Geschirr und Gläser gemeinsam und prüft die Abholung der Tischwäsche. Plant mindestens 10 Prozent Reserve bei Gläsern und Tellern ein, damit ein Missgeschick nicht den Ablauf stoppt.
  • Beginnt den Aufbau mindestens drei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Zuerst stehen Tische, Stühle und Tischwäsche, danach Geschirr, Besteck und Dekoration; warme Gerichte kommen erst kurz vor dem Essen auf den Tisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Willkommensdinner zur Hochzeit planen?
Beginnt mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und Reservierungen sollten 10 bis 14 Tage vor dem Dinner feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Willkommensdinner?
Rechnet für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte pro Person mindestens 0,75 bis 1 Liter Wasser eingeplant werden.
Wann sollte man das Essen für das Willkommensdinner vorbereiten?
Haltbare Zutaten können mehrere Tage vorher eingekauft werden. Salate, geschnittenes Gemüse und Desserts bereitet ihr idealerweise am Vortag vor; warme Gerichte werden am Veranstaltungstag fertiggestellt.
Wann muss der Raum für das Hochzeits-Willkommensdinner aufgebaut sein?
Plant den vollständigen Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. Für Tisch- und Stuhlaufstellung, Tischwäsche, Geschirr, Besteck und Dekoration sind 90 bis 120 Minuten realistisch, wenn alles bereitliegt.

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