Checklist voor een goed georganiseerde welkomstdienst

Een welkomstdienst vraagt om meer dan een datum en een programma. Je moet de voorganger, muzikanten, locatie, techniek en catering op elkaar afstemmen, terwijl aanmeldingen en dieetwensen blijven binnenkomen. Begin met de vaste onderdelen en werk daarna toe naar de praktische uitvoering op de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, van uitnodiging en kinderopvang tot gekoelde dranken, programmabladen en een geopende locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Kinderopvang regelen
Catering reserveren
Techniek controleren
2 personen
Liederen en teksten selecteren
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Routebeschrijving delen
Aanmeldingen bevestigen
Definitief aantal bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Podium en lessenaar plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
Liedteksten klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Welkomsbord plaatsen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Kinderopvang openen
3 personen
Welkomstdienst begeleiden
5 personen
Muziek verzorgen
5 personen
Techniek bedienen
2 personen
Nieuwe bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetopties bewaken
Gasten begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek tijdens ontvangst verzorgen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

Garderobe afronden
2 personen
Eten en dranken opruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Voorraad en spullen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podium
Lessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Welkomsbord
Tafelkleedsetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Naambordjesaantal 120
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stofzuiger
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, voorganger, muzikanten en locatie eerst vast. Controleer daarna direct of vergunningen nodig zijn, zodat je geen belangrijke toestemming vlak voor de dienst moet regelen.
Open het online aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en sluit het op een afgesproken moment vóór de dienst. Gebruik de verzamelde aanmeldingen voor dieetwensen, kinderopvang en het definitieve aantal gasten.
Plan de techniek minstens één aparte controle vóór de dag zelf. Test geluidsmixer, luidsprekers, draadloze microfoons, laptop en beamer samen; controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de inrichting op basis van de publieksstroom: ontvangsttafel bij binnenkomst, garderoberekken bij de entree en buffettafels buiten de looproute. Tel stoelen, tafels, kopjes, glazen en borden pas definitief nadat het aantal gasten is vastgesteld.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse producten op de laatste geschikte dag. Koel dranken vooraf, leg programma en liedteksten klaar en plan voldoende tijd tussen het openen van de locatie en de ontvangst van gasten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een welkomstdienst organiseren?: Leg datum, locatie, voorganger en muzikanten bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een welkomstdienst?: Neem het definitieve aantal aangemelde gasten als basis en zet enkele extra stoelen klaar voor onverwachte bezoekers. Bepaal het aantal uiterlijk enkele dagen vooraf, nadat de aanmeldingen zijn bevestigd.
Wanneer moet ik de catering voor een welkomstdienst regelen?: Reserveer de catering zodra de datum en locatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen enkele dagen vóór de dienst door.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen?: Test de geluidsinstallatie, microfoons, beamer en laptop minstens één keer vóór de dienst en nogmaals bij het openen van de locatie. Plan voor die laatste controle minimaal 60 minuten vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.