Checklist pour organiser un service d’accueil

Un service d’accueil demande de coordonner le lieu, le programme, les inscriptions et l’équipe qui reçoit les participants. Commence par fixer la date, confirmer le célébrant et les musiciens, puis réserve le lieu et vérifie les autorisations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, les besoins alimentaires, la garde d’enfants et le nombre de bénévoles. Dans les derniers jours, concentre-toi sur le nombre définitif, les courses, les produits frais, les boissons et l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le célébrant
Confirmer les musiciens
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Organiser une garde d'enfants
Réserver le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Sélectionner les chants et les textes
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Partager l’itinéraire
Confirmer les inscriptions
Déterminer le nombre définitif
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le programme
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Préparer les paroles
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le panneau de bienvenue
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Guider le vestiaire
2 personnes
Ouvrir la garderie
3 personnes
Encadrer le service d’accueil
5 personnes
Fournir la musique
5 personnes
Gérer la technique
2 personnes
Enregistrer les nouveaux visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Surveiller les options alimentaires
Accompagner les invités
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Assurer la musique à l’accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Dire au revoir aux invités
3 personnes

Suivi

Finaliser le vestiaire
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Scène
Lutrin

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 130
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Panneau de bienvenue
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Aspirateur
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord la date, le programme et le lieu : vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations, car une contrainte administrative découverte trop tard peut imposer de modifier toute l’organisation.
Ouvre le formulaire d’inscription en ligne dès que les invitations partent. Demande les besoins alimentaires et fixe une date limite claire, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’échéance.
Prévois les renforts avant de connaître le nombre définitif : accueil, buffet, installation, rangement et garde d’enfants ne peuvent pas être assurés par une seule personne. Confirme les bénévoles au moins 10 jours à l’avance.
Fais un essai technique avant le jour prévu avec les microphones, les haut-parleurs, la console de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Teste aussi les rallonges et multiprises sur place, plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.
Garde les produits frais pour la fin et refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Prépare séparément la table d’accueil, le programme imprimé, la vaisselle et le buffet pour pouvoir ouvrir le lieu sans chercher chaque élément.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un service d’accueil ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Donne une date limite d’inscription située environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai couvre l’ouverture du lieu, les tables et chaises, la table d’accueil, le buffet, la signalétique, le programme et le test du son.
Quand confirmer le nombre définitif de participants ?: Arrête le nombre définitif 5 à 7 jours avant le service d’accueil. Tu peux alors confirmer le catering, ajuster les achats, préparer les portions et organiser la disposition des tables.
Quand vérifier la technique et les chants ?: Fais la vérification technique au plus tard la veille, avec les musiciens ou les personnes responsables du son. Sélectionne les chants et les textes plusieurs jours avant, puis garde une version imprimée du programme pour le jour même.

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