Begrüßungsdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Sprecher und Musiker nicht erst in der letzten Woche. Kläre früh, welche Lieder, Texte, Technik und Aufbauzeiten sie benötigen, damit das Programm ohne kurzfristige Änderungen gedruckt werden kann.
• Öffne das Online-Anmeldeformular direkt mit den Angaben, die du später für Catering und Sitzordnung brauchst. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und den Bedarf an Kinderbetreuung.
• Plane den Empfangsbereich mit einem Tisch für die Anmeldung, Garderobenständern und gut sichtbaren Wegbeschreibungen. Lege Programmblätter, Namenslisten und Stifte am Vortag gemeinsam bereit, statt sie beim Einlass zu suchen.
• Prüfe die Tontechnik mindestens einmal vor dem Veranstaltungstag und teste jedes Funkmikrofon mit dem Mischpult. Denke dabei auch an Mikrofonständer, Laptop, Beamer und zwei passende Verlängerungskabel.
• Ermittle die endgültige Anzahl kurz vor dem Einkauf und trenne haltbare von frischen Produkten. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und Gläser gehören an einen festgelegten Ausgabeort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Begrüßungsdienst organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und den wichtigsten Mitwirkenden. Einladungen und Anmeldungen sollten danach möglichst früh starten, damit Catering und Betreuung planbar werden.

Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl feststehen?

Lege die endgültige Zahl etwa 5 bis 7 Tage vor dem Begrüßungsdienst fest. So kannst du Catering, Sitzplätze, gedruckte Programme sowie Teller, Gläser und Getränke passend vorbereiten.

Wann sollte man die Technik für einen Begrüßungsdienst prüfen?

Führe einen vollständigen Test spätestens 2 bis 3 Tage vorher durch und wiederhole die Kontrolle beim Aufbau. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop, Beamer und Verlängerungskabel gemeinsam mit der zuständigen Person.

Was sollte am Tag des Begrüßungsdienstes zuerst erledigt werden?

Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Empfangstisch, Bestuhlung und Technik auf, danach werden Programmunterlagen bereitgelegt und Getränke, Kaffee sowie frische Produkte für die Ausgabe vorbereitet.

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