Welkomstborrel organiseren: een checklist die werkt

Een welkomstborrel loopt soepel als je eerst de locatie en gasten regelt en pas daarna catering en aankleding vastlegt. Begin met reserveren, uitnodigen en aanmeldingen verwerken. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat hapjes en dranken niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: ruimte controleren, buffet en inschrijftafel klaarzetten, dranken koelen en het welkomstwoord voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen verwerken
Dranken bestellen
Hapjes bestellen
Muziek afspeellijst maken
Programma en welkomstwoord maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstwoord geven
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Schenkkanenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Vazenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra de datum vaststaat en controleer minimaal één week vooraf hoeveel tafels, stoelen en barkrukken beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat de ontvangst of het buffet zonder passend meubilair komt te staan.
Verstuur de uitnodigingen minstens drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de borrel. Gebruik die definitieve lijst om naamkaartjes, dieetwensen, glazen en servies te controleren.
Zet dranken minstens twee tot drie uur voor de start koud. Houd daarnaast koffie en thee apart klaar in thermoskannen, zodat gasten niet hoeven te wachten wanneer de eerste ontvangstdrukte voorbij is.
Plan de opbouw vanaf ongeveer twee uur voor aanvang: eerst tafels en stoelen, daarna buffet, versiering, muziek en dranken. Test Bluetoothspeakers, stekkerdozen en verlengkabels voordat de gasten binnenkomen.
Maak het welkomstwoord vooraf en houd het op ongeveer vijf minuten. Spreek af wie de inschrijftafel bemant en wie gasten ontvangt, zodat niemand tegelijk naamkaartjes uitdeelt, hapjes serveert en het programma aankondigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een welkomstborrel organiseren?: Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met de locatie en de datum. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en verwerk de definitieve aanmeldingen een week voor de borrel.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een welkomstborrel?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast koffie, thee en water, zodat niet iedereen alcoholische dranken kiest.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een welkomstborrel verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en leg een sluitingsdatum vast. Controleer en verwerk alle antwoorden uiterlijk zeven dagen vooraf, voordat je hapjes en boodschappen bestelt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een welkomstborrel klaar te zetten?: Plan minimaal twee uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, buffet, versiering, muziek en dranken. Reserveer daarnaast ongeveer dertig minuten vóór opening voor een laatste controle van ruimte, hapjes en ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.