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Willkommensgetränk organisieren: die praktische Checkliste

Ein Willkommensgetränk wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf: Location, Zusagen, Ernährungswünsche und Getränke müssen rechtzeitig feststehen. Plane zuerst Raum und Einladungen, danach Bestellung und Programm. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, ein besetzter Anmeldetisch und ein vorbereiteter Empfang. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Servieren der Snacks.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ernährungswünsche berücksichtigen

  • Getränke bestellen

  • Snacks bestellen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Programm und Begrüßungswort erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks prüfen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Mülleimer leeren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierbretterAnz. 8

Küche

  • KaraffenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • VasenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre dabei, ob Tische, Stühle, Buffetische und Barhocker vorhanden sind. So vermeidest du kurzfristige Zusatzorganisation.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit du Snacks passend bestellen kannst.
  • Plane für das erste Ankunftsstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Bestelle zusätzlich alkoholfreie Optionen und stelle Karaffen bereit, statt alle Getränke erst beim Empfang zu öffnen.
  • Lege den Aufbau zeitlich rückwärts fest: Die Location sollte mindestens 90 Minuten vor Beginn geöffnet werden. Getränke kommen früh genug in Kühlboxen, während Buffet, Namensschilder und Technik vor dem Eintreffen der Gäste kontrolliert werden.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschine und Verlängerungskabel spätestens 30 Minuten vor Beginn. Besetze den Anmeldetisch mit einer Person und halte Namensschilder sowie einen Flaschenöffner griffbereit.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Willkommensgetränk?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Plane zusätzlich alkoholfreie Getränke und Wasser ein, besonders wenn anschließend noch ein längeres Programm folgt.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Willkommensgetränk verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, damit du Getränke und Snacks passend bestellen kannst.
Wie früh muss die Location für ein Willkommensgetränk geöffnet werden?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, baust das Buffet auf, kühlst Getränke und testest Musik sowie Kaffee- und Teestation.
Was muss ich beim Willkommensgetränk für Allergien beachten?
Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und prüfe sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin noch einmal. Kennzeichne passende Snacks deutlich und halte bei Bedarf separate Servierzangen und Teller bereit.

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