Checklist pour organiser un cocktail de bienvenue

Un cocktail de bienvenue paraît simple, mais les oublis se concentrent souvent sur l’accueil, le refroidissement des boissons et le matériel de service. Cette checklist vous guide depuis la réservation du lieu jusqu’au mot de bienvenue et au buffet. Prévoyez les besoins alimentaires en amont, comptez les verres et les assises, puis gardez du temps pour installer les tables, la musique et la table d’inscription. Les tâches sont présentées dans l’ordre où elles doivent être réalisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Prendre en compte les besoins alimentaires
Commander des boissons
Commander des amuse-bouches
Créer la playlist musicale
Préparer le programme et le mot de bienvenue
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pince de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Vasesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez-les avant de commander les amuse-bouches. Une relance 7 jours avant le cocktail évite de découvrir une contrainte le jour même.
Ne mettez pas toutes les boissons au frais au dernier moment : répartissez-les dans les glacières et réfrigérateurs au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Gardez les carafes et les tire-bouchons à proximité du buffet.
Comptez un verre par invité pour le service, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Prévoyez aussi des verres à vin, des tasses à café et suffisamment d’assiettes et de couverts pour éviter de laver pendant l’accueil.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début. Ce temps permet de vérifier l’espace, installer les tables, les chaises et le buffet, suspendre les décorations, puis tester les haut-parleurs, les multiprises et les rallonges.
Préparez le programme et le mot de bienvenue avant l’ouverture, avec une durée de 3 à 5 minutes. Placez les badges nominatifs à la table d’inscription et gardez une personne disponible pour accueillir les invités pendant ce temps.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un cocktail de bienvenue ?: Réservez le lieu et envoyez les invitations dès que la date est fixée. Lancez le suivi des inscriptions au moins 3 semaines avant, puis confirmez les boissons, les amuse-bouches et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant.
Combien de temps faut-il pour installer un cocktail de bienvenue ?: Prévoyez au minimum 90 minutes dans le lieu avant l’arrivée des invités. Pour une équipe réduite ou une décoration avec guirlandes, ballons et vases, comptez plutôt 2 heures.
Combien de boissons prévoir pour un cocktail de bienvenue ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % et mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?: Vérifiez le buffet, les amuse-bouches, les verres, les assiettes, les couverts, les badges et la table d’inscription. Faites aussi un test de la musique, contrôlez les poubelles et gardez les produits de nettoyage accessibles pendant les 15 dernières minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.