Checklist voor een wegwedstrijd van 10 km organiseren

Een wegwedstrijd van 10 km vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en startnummer. Je regelt onder meer vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie, medische ondersteuning en voldoende vrijwilligers. Werk vanaf de wedstrijddatum terug: reserveer start- en finishlocatie en apparatuur vroeg, open daarna de inschrijving en werk in de laatste weken met vaste controlelijsten. Zo voorkom je dat routebordjes, startnummers, medailles of veiligheidsmateriaal pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Route uitwerken
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Tijdregistratie reserveren
Medische ondersteuning reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Route publiceren
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medaillelinten bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefingdocument maken
Startlijst controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Medische post voorbereiden
2 personen
Verzorgingsposten bevoorraden
3 personen
Route inspecteren
3 personen
Briefingpakketten samenstellen
2 personen

Event

Terrein afzetten
6 personen
Verkeersborden plaatsen
6 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Kilometerborden plaatsen
2 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Tassenafgifte inrichten
3 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verzorgingsposten opbouwen
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Startnummers uitdelen
6 personen
Tassen innemen
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Verkeersregelaars positioneren
12 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Routepost bemannen
12 personen
Tijdregistratie volgen
2 personen
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
Water en sportdrank schenken
6 personen
Medische hulp verlenen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Medaille-uitreiking voorbereiden
3 personen
Finishers ontvangen
6 personen
Medaille en fruit uitdelen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Tassen teruggeven
3 personen
Finishgebied bemannen
4 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Route vrijgeven
6 personen
Verkeersborden verwijderen
6 personen

Nazorg

Routepijlen verzamelen
4 personen
Dranghekken afbreken
6 personen
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Leveranciersfacturen verzamelen
Medische incidenten rapporteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Tassenrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Linten voor medaillesaantal 350
Startboog
Finishboog
Kilometerbordenaantal 10
Routepijlenaantal 40
Parcourslintaantal 10
Kegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 50
Tijdregistratiemattenaantal 2
Tijdregistratiecomputer
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 30
Verkeersregelaarsbordenaantal 12
Routeverzamelbakkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 16

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Keuken

Waterkannenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Schenkkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24

Medisch

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koude kompressenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 100
Desinfectiegelaantal 6

Communicatie

Routekaartenaantal 30
Vrijwilligersbriefingsaantal 30
Startlijstenaantal 20
Printpapieraantal 2
Watervaste stiftenaantal 12
Pennenaantal 40
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Ducttapeaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Neem in je routeplan alle kruisingen, afzettingen en posities van verkeersregelaars op; wijzigingen in het parcours kunnen anders tot het laatste moment problemen geven.
Reserveer tijdregistratiematten, een tijdregistratiecomputer en een back-up met stopwatches. Test de apparatuur vooraf op de start- en finishlocatie en wijs minimaal één persoon aan die tijdens de wedstrijd alleen de registratie bewaakt.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per locatie. Geef hen vóór de wedstrijddag een briefing met hun post, meldtijd, veiligheidsvest, communicatiemiddel en wat ze doen wanneer een deelnemer hulp nodig heeft.
Leg routepijlen, kilometerborden, parcourslinten en kegels in volgorde klaar. Controleer de route op de ochtend zelf en zorg dat het materiaal per routegedeelte in verzamelbakken zit, zodat uitzetten en opruimen niet door elkaar lopen.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd definitief. Vermeld starttijd, startlocatie, parkeren, ophalen van startnummers, route, finishprocedure en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wegwedstrijd van 10 km organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden van tevoren met het wedstrijdconcept, de route, vergunning en start- en finishlocatie. Reserveer tijdregistratie en medische ondersteuning zodra de datum vaststaat. Plan de laatste 4 weken voor inschrijvingen, startnummers, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Welke vergunning heb ik nodig voor een wegwedstrijd van 10 km?: Dat hangt af van de gemeente en de route, maar een wegwedstrijd op de openbare weg vereist meestal een evenementenvergunning. Vraag die minimaal 8 tot 12 weken vooraf aan en regel tegelijk de verkeersmaatregelen. Controleer ook of aanvullende toestemming nodig is voor gebruik van start- en finishlocaties.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wegwedstrijd van 10 km?: Reken naast de organisatiekern op vrijwilligers voor routeposten, start en finish, inschrijving, bevoorrading en opruimen. Het exacte aantal hangt af van het aantal kruisingen en deelnemers; maak per post een bezetting en plan daarnaast minstens 2 tot 4 reservevrijwilligers.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren bij een 10 km-wedstrijd?: Controleer vóór de start de routepijlen, kilometerborden, afzettingen, dranghekken, start- en finishbogen en tijdregistratiematten. Test geluidsinstallatie, microfoons en communicatie en laat vrijwilligers hun post uiterlijk 60 minuten voor de start innemen. Houd ook de weersverwachting en medische bereikbaarheid bij de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.