Zo organiseer je een wegwedstrijd van 10 km

Begin niet met startnummers of medailles, maar met de route, datum en verantwoordelijkheden. Voor een 10 km wegwedstrijd moeten vergunning, verzekering en verkeersmaatregelen vroeg geregeld zijn, omdat die de rest van de planning bepalen. Reserveer daarna start- en finishlocatie, tijdregistratie en medische ondersteuning. Open pas de inschrijving wanneer route, capaciteit en veiligheidsplan duidelijk zijn. In de laatste weken draait alles om controle: startlijst, routebordjes, vrijwilligersposten en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Route uitwerken
2 personen
3
Vergunning aanvragen
4
Verzekering regelen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
Tijdregistratie reserveren
8
Medische ondersteuning reserveren
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijfformulier openen
12
Route publiceren
13
Inschrijvingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers bestellen
16
Medaillelinten bestellen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Briefingdocument maken
19
Startlijst controleren
2 personen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Routebordjes voorbereiden
2 personen
22
Vrijwilligers informeren
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen ophalen
3 personen
26
Startnummers klaarleggen
2 personen
27
Medische post voorbereiden
2 personen
28
Verzorgingsposten bevoorraden
3 personen
29
Route inspecteren
3 personen
30
Briefingpakketten samenstellen
2 personen

Event

31
Terrein afzetten
6 personen
32
Verkeersborden plaatsen
6 personen
33
Routepijlen plaatsen
4 personen
34
Kilometerborden plaatsen
2 personen
35
Startboog opbouwen
4 personen
36
Finishboog opbouwen
4 personen
37
Inschrijftafels opstellen
3 personen
38
Tassenafgifte inrichten
3 personen
39
Tijdregistratie installeren
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Verzorgingsposten opbouwen
6 personen
42
EHBO-post inrichten
2 personen
43
Kleedruimte inrichten
2 personen
44
Dranken koud zetten
3 personen
45
Koffie en thee zetten
2 personen
46
Startnummers uitdelen
6 personen
47
Tassen innemen
3 personen
48
Deelnemers aanmelden
4 personen
49
Vrijwilligers briefen
2 personen
50
Verkeersregelaars positioneren
12 personen
51
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
52
Startbriefing geven
2 personen
53
Wedstrijd starten
3 personen
54
Routepost bemannen
12 personen
55
Tijdregistratie volgen
2 personen
56
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
57
Water en sportdrank schenken
6 personen
58
Medische hulp verlenen
3 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Medaille-uitreiking voorbereiden
3 personen
61
Finishers ontvangen
6 personen
62
Medaille en fruit uitdelen
4 personen
63
Uitslagen controleren
2 personen
64
Prijzen uitreiken
3 personen
65
Tassen teruggeven
3 personen
66
Finishgebied bemannen
4 personen
67
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
68
Route vrijgeven
6 personen
69
Verkeersborden verwijderen
6 personen

Nazorg

70
Routepijlen verzamelen
4 personen
71
Dranghekken afbreken
6 personen
72
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
73
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
74
Afval verzamelen
6 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Materialen sorteren
3 personen
77
Servies afwassen
2 personen
78
Uitslagen publiceren
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Huurmaterialen retourneren
3 personen
81
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
82
Deelnemersinformatie versturen
83
Leveranciersfacturen verzamelen
84
Medische incidenten rapporteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Tassenrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Linten voor medaillesaantal 350
Startboog
Finishboog
Kilometerbordenaantal 10
Routepijlenaantal 40
Parcourslintaantal 10
Kegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 50
Tijdregistratiemattenaantal 2
Tijdregistratiecomputer
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 30
Verkeersregelaarsbordenaantal 12
Routeverzamelbakkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 16

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Keuken

Waterkannenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Schenkkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24

Medisch

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koude kompressenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 100
Desinfectiegelaantal 6

Communicatie

Routekaartenaantal 30
Vrijwilligersbriefingsaantal 30
Startlijstenaantal 20
Printpapieraantal 2
Watervaste stiftenaantal 12
Pennenaantal 40
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Ducttapeaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk de route uit voordat je de inschrijving opent. Controleer de exacte 10 kilometer, kruisingen, smalle stukken en plaatsen voor kilometerborden, routepijlen en parcourslint.
Vraag vergunning, verzekering en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddatum aan. Reken op meerdere weken verwerking en laat de route pas publiceren wanneer de verkeersbegeleiding is afgestemd.
Plan vrijwilligers per post, niet alleen per taak. Geef verkeersregelaars, verzorgingsposten en finishmedewerkers uiterlijk een week vooraf hun locatie, starttijd, briefing en telefoonnummer.
Leg de tijdregistratie minstens enkele weken vooraf vast en test de tijdregistratiematten en computer vóór de wedstrijddag. Houd stopwatches achter de hand voor het geval een mat of verbinding uitvalt.
Doe de laatste materiaalcontrole de dag vóór de wedstrijd. Sorteer startnummers, controleer medaillelinten, zet routeverzamelbakken klaar en laad megafoons, microfoons en powerbanks op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 10 km wegwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunning, verzekering, verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en start- en finishlocatie in de eerste 6 tot 8 weken.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een 10 km openen?: Open de inschrijving zodra route, datum, capaciteit en veiligheidsmaatregelen vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Sluit of controleer de inschrijvingen enkele dagen vooraf, zodat de startlijst en startnummers op tijd klaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 10 km wegwedstrijd?: Maak de bezetting per kruising, routepost, start, finish en registratie. Tel daarnaast minimaal 2 coördinatoren en plan voor iedere kritieke post 1 reserve; het exacte aantal hangt af van de route en verkeersmaatregelen.
Wanneer moet ik de routebordjes en startnummers voorbereiden?: Sorteer startnummers en bereid routepijlen, kilometerborden en parcourslint 1 tot 2 dagen vooraf voor. Controleer de route op de wedstrijddag opnieuw voordat deelnemers arriveren, omdat bordjes kunnen zijn verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.