Checklist voor een weerbaarheidsworkshop organiseren
Een weerbaarheidsworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainer en een zaal. Je hebt ruimte nodig voor oefeningen, sportmatten en werkvormen, maar ook een duidelijke registratie, deelnemersinformatie en een getest presentatie- en geluidsysteem. Begin met de locatie en trainer, werk daarna het programma en de materialen uit. In de laatste week bevestig je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en controleer je route, parkeren en veiligheid. Op de dag zelf richt je eerst de oefenruimte en registratietafel in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Trainer vastleggen
Programma uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Workshopmateriaal bestellen
Cateringhoeveelheden bepalen
Route en parkeren controleren
Aanmeldingen bevestigen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Werkbladen afdrukken
Muziek en presentatie testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en matten plaatsen
3 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Namen en dieetwensen registreren
2 personen
Workshop introduceren
2 personen
Theorieblok begeleiden
2 personen
Oefeningen demonstreren
3 personen
Praktijkoefeningen begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Verdiepende oefeningen begeleiden
3 personen
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Registratietafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Sportmateriaal
- Sportmattenaantal 18
- Weerstandsbandenaantal 18
- Foamstokkenaantal 12
- Blinddoekenaantal 18
- Tennisballenaantal 24
- Pionnenaantal 16
- Vloermarkeringenaantal 24
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Keukentimersaantal 3
Kantoor
- Flip-overstandaardaantal 2
- Flip-overblokkenaantal 4
- Dikke stiftenaantal 24
- Balpennenaantal 40
- Naamlabelsaantal 40
- Werkbladenaantal 40
- Schrijfmappenaantal 36
- Schilderstapeaantal 6
- Pennenbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 40
- Drinkglazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
Keuken
- Koffiepercolatoraantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Soeplepelsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Nitrilhandschoenen
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Plan per deelnemer voldoende bewegingsruimte en controleer vooraf of de vloer geschikt is voor sportmatten, pionnen en andere oefenmaterialen. Voer de veiligheidscontrole uit voordat deelnemers binnenkomen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon uiterlijk één dag vooraf samen. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die worden bij workshops vaak pas gemist als de zaal al open is.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de workshop. Zet daarin de starttijd, route, parkeermogelijkheden, kledingadvies en wat deelnemers moeten weten over fysieke oefeningen.
- Maak naamlabels en werkbladen vooraf klaar en richt de registratietafel in met pennen. Houd de aanmeldlijst bij de hand, inclusief bevestigde deelnemers en dieetwensen voor de catering.
- Koel dranken pas nadat de materialen en catering zijn gecontroleerd, zodat je op de dag zelf niets hoeft te zoeken. Zet catering, afvalbakken en herbruikbare mokken op een vaste plek buiten de oefenruimte.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een weerbaarheidsworkshop organiseren?
- Reserveer de locatie en leg de trainer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de workshop en bevestig de deelnemers 3 tot 5 dagen van tevoren.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een weerbaarheidsworkshop?
- Reken minimaal 3 tot 4 vierkante meter vrije vloer per deelnemer voor oefeningen met matten, pionnen en weerstandsbanden. Controleer daarnaast of er ruimte is voor tafels, stoelen, registratie en catering zonder de oefenzone te blokkeren.
- Wanneer bestel je materialen voor een weerbaarheidsworkshop?
- Bestel workshopmateriaal uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je ontbrekende spullen nog kunt aanvullen. Controleer matten, blinddoeken, foamstokken, tennisballen, pionnen en vloermarkeringen opnieuw in de laatste week.
- Wat moet ik op de dag van de weerbaarheidsworkshop als eerste doen?
- Open de locatie ongeveer 90 minuten voor de start. Richt eerst de oefenruimte in, voer de veiligheidscontrole uit en test daarna presentatie en geluid; zet de registratietafel en catering als laatste klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!