Zo organiseer je een weerbaarheidsworkshop

Begin met de trainer, de locatie en het doel van de workshop. Werk daarna het programma uit, zodat je weet hoeveel ruimte, begeleiding en materialen nodig zijn. Verstuur uitnodigingen pas wanneer tijdsindeling, route en deelnamevoorwaarden duidelijk zijn. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie; op de dag zelf draait alles om een veilige opstelling, een korte registratie en getest presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Trainer vastleggen
3
Programma uitwerken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Workshopmateriaal bestellen
9
Cateringhoeveelheden bepalen
10
Route en parkeren controleren
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Naamlabels voorbereiden
2 personen
13
Werkbladen afdrukken
14
Muziek en presentatie testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen en matten plaatsen
3 personen
22
Presentatie klaarzetten
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Namen en dieetwensen registreren
2 personen
28
Workshop introduceren
2 personen
29
Theorieblok begeleiden
2 personen
30
Oefeningen demonstreren
3 personen
31
Praktijkoefeningen begeleiden
4 personen
32
Pauzedranken serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Verdiepende oefeningen begeleiden
3 personen
37
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Materialen verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven voorraad opbergen
47
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 18
Weerstandsbandenaantal 18
Foamstokkenaantal 12
Blinddoekenaantal 18
Tennisballenaantal 24
Pionnenaantal 16
Vloermarkeringenaantal 24

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Keukentimersaantal 3

Kantoor

Flip-overstandaardaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Dikke stiftenaantal 24
Balpennenaantal 40
Naamlabelsaantal 40
Werkbladenaantal 40
Schrijfmappenaantal 36
Schilderstapeaantal 6
Pennenbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiepercolatoraantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Soeplepelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Nitrilhandschoenen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 4 weken voorbereiding voor het vastleggen van de trainer, locatie en het programma. Reserveer extra tijd als deelnemers vooraf informatie of specifieke kledinginstructies nodig hebben.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Bevestig daarna de aanmelding, verzamel dieetwensen en stuur route-, parkeer- en praktische informatie in één bericht.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die worden bij een tijdelijke workshoplocatie vaak vergeten.
Zet de ruimte minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Plaats tafels en stoelen eerst, leg daarna de matten en oefenmaterialen neer en houd een vrije doorgang naar de uitgang.
Doe vóór binnenkomst van de deelnemers een veiligheidscontrole van de vloer, vloermarkeringen en materialen. Leg blinddoeken, weerstandsbanden en foamstokken pas klaar nadat je hebt bepaald waar de oefeningen plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een weerbaarheidsworkshop?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, trainer en het programma. Verstuur de uitnodigingen zodra tijd, plaats en praktische voorwaarden vaststaan. Plan de definitieve controle van deelnemers en materialen in de laatste 3 dagen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een weerbaarheidsworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, matten, registratie en presentatie. Reserveer daarnaast 15 minuten voor een veiligheidscontrole en een korte test van beeld en geluid.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een weerbaarheidsworkshop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de route, parkeermogelijkheden, starttijd, kleding of oefeninstructies en wat deelnemers bij aankomst moeten doen.
Wanneer controleer je de materialen voor een weerbaarheidsworkshop?: Controleer alle materialen uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals tijdens het opbouwen. Test apparatuur vooraf op de locatie en leg oefenmaterialen pas neer nadat de vloer en looproutes veilig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.