Checklist voor een goed georganiseerd squashtoernooi
Een squashtoernooi vraagt om meer dan banen reserveren en spelers uitnodigen. Je moet vooraf het wedstrijdformat, de inschrijvingen en het schema vastleggen, terwijl je op de dag zelf ook materiaal, ontvangst en catering bewaakt. Deze checklist volgt de voorbereiding van eerste besluit tot opruimen. Let vooral op onderdelen die vaak te laat gebeuren: wedstrijdregels versturen, rackets en ballen controleren, prijzen ophalen en de toernooikist compleet inpakken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Squashbanen reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Prijzengeld vaststellen
2 personen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Wedstrijdregels versturen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Rackets controleren
2 personen
Ballen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Wedstrijdformulieren afdrukken
Deelnemersmails versturen
Catering koelen
2 personen
Toernooikist inpakken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Wedstrijdschema ophangen
Scoreborden klaarzetten
2 personen
Rackets en ballen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek en speakers testen
EHBO-doos klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startuitleg geven
2 personen
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Wedstrijdballen vervangen
2 personen
Tussenstanden publiceren
Pauzehapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kwartfinales begeleiden
6 personen
Kwartfinales registreren
2 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Halve finales registreren
2 personen
Finalisten aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Finale vastleggen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Groepsfoto maken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Banen en kleedkamers nalopen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Receptiebalie
- Buffettafelsaantal 3
Sportmateriaal
- Squashracketsaantal 12
- Squashballenaantal 30
- Reservegripsaantal 12
- Scorebordenaantal 8
- Wedstrijdhesjesaantal 12
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Powerbankaantal 2
Koeling
- Koelboxenaantal 3
- Koelelementenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
- Theeglazenaantal 40
- Serveerkommenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Toernooibanner
- Pijlbordenaantal 6
Kantoor
- Klembordenaantal 8
- Balpennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 8
- Papieraantal 250
- Naamstickersaantal 60
- Tafelnummersaantal 8
Catering
- Prijzenaantal 3
- Medaillesaantal 20
- Drinkdispensersaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-doos
- Koelkompressenaantal 4
- Pleistersaantal 30
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Noteer hoeveel spelers je per poule of ronde aankunt en houd ruimte voor uitloop, zodat het schema niet direct onder druk staat.
- Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen voor het toernooi de starttijd, wedstrijdregels en praktische informatie. Verwerk dieetwensen meteen in dezelfde deelnemerslijst waarmee je de ontvangst en catering voorbereidt.
- Controleer rackets, ballen, reservegrips en scoreborden minstens 1 week vooraf. Leg ontbrekend materiaal niet pas op de toernooidag vast; zonder reserveballen of bruikbare rackets kan één probleem meerdere wedstrijden vertragen.
- Maak het wedstrijdschema en de wedstrijdformulieren uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Print extra formulieren en wijs scheidsrechters per ronde aan, zodat de organisatie niet per wedstrijd opnieuw hoeft te zoeken.
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste wedstrijd. Gebruik die tijd voor banen en kleedkamers, de ontvangstbalie, tafels en stoelen, koeling, koffie en het testen van laptop, printer, verlengkabels en speaker.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een squashtoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met banen reserveren, het format en het prijzengeld. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor het toernooi.
- Hoeveel squashbanen heb ik nodig voor een toernooi?
- Dat hangt af van het aantal spelers, het format en de beschikbare tijd. Reken voor een planning eerst met ongeveer 20 tot 30 minuten per wedstrijd en voeg minimaal 15 procent tijd toe voor wissels en uitloop.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een squashtoernooi?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen sluiten en controleer het definitieve aantal deelnemers. Verstuur het definitieve schema en de wedstrijdregels uiterlijk 2 dagen voor de start.
- Wat moet ik op de dag van een squashtoernooi klaarzetten?
- Zet minimaal 90 minuten vooraf de ontvangstbalie, scoreborden, rackets, ballen en wedstrijdformulieren klaar. Controleer daarnaast de banen en kleedkamers en zorg dat catering, bekers, koffie en water gekoeld of beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!