La checklist pour organiser un atelier de résilience

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez le lieu et le formateur avant d’ouvrir les inscriptions. Le programme doit être suffisamment avancé pour indiquer la durée, les exercices prévus et le matériel nécessaire.
• Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis confirmez chaque participant avant l’atelier. Envoyez ensuite les horaires, l’accès, le stationnement et ce qu’il faut apporter.
• Vérifiez le matériel au moins 24 heures avant : tapis, bandes de résistance, bâtons en mousse, masques, balles, cônes et marquages au sol. Testez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte, le micro et toutes les rallonges.
• Préparez les supports avant l’arrivée du groupe. Imprimez les feuilles de travail, préparez les chemises à pince, les badges nominatifs, les marqueurs et la table d’inscription ; ces détails prennent facilement 30 à 45 minutes le matin même.
• Prévoyez l’installation dans l’ordre d’utilisation : tables et chaises, tapis et zones d’exercice, présentation, accueil, puis service traiteur. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et terminez par un contrôle de sécurité des passages et des câbles.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle pour un atelier de résilience ?

Réservez la salle au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si vous avez besoin d’espace pour les tapis et les exercices. Confirmez aussi les horaires d’accès et de remise en état.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer l’atelier ?

Prévoyez environ 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises, les tapis, la présentation, la table d’inscription et le service traiteur.

Quand envoyer les informations aux participants ?

Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant l’atelier, puis une confirmation finale 24 à 48 heures avant. Mentionnez l’adresse, le stationnement, les horaires et les éventuels besoins alimentaires déjà signalés.

Quand tester le matériel audiovisuel ?

Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le micro au plus tard la veille. Faites un second contrôle à l’ouverture, car un branchement déplacé ou une rallonge manquante peut bloquer la présentation.

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