Resilienz-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Resilienz-Workshop braucht mehr als einen Trainer und ein paar Übungen. Du musst Raum, Ablauf, Teilnehmerinformationen, Technik, Arbeitsmaterial und Verpflegung aufeinander abstimmen. Beginne mit Ort, Trainer und Programm und plane die letzten Vorbereitungen so, dass Registrierung, Präsentation und Übungen ohne Verzögerung starten können. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation – von den Anmeldungen bis zur Sicherheitskontrolle am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Trainer festlegen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Workshopmaterial bestellen
Cateringmengen festlegen
Route und Parken überprüfen
Anmeldungen bestätigen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Musik und Präsentation testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle und Matten aufstellen
3 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namen und Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Workshop vorstellen
2 Personen
Theorieteil betreuen
2 Personen
Übungen vorführen
3 Personen
Praxisübungen begleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Vertiefende Übungen anleiten
3 Personen
Abschließende Fragerunde moderieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Sportmaterial
- SportmattenAnz. 18
- WiderstandsbänderAnz. 18
- SchaumstoffstöckeAnz. 12
- AugenbindenAnz. 18
- TennisbälleAnz. 24
- KegelAnz. 16
- BodenmarkierungenAnz. 24
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KüchentimerAnz. 3
Büro
- FlipchartständerAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- Dicke MarkerAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 40
- NamensschilderAnz. 40
- ArbeitsblätterAnz. 40
- SchreibmappenAnz. 36
- AbdeckbandAnz. 6
- StiftehalterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
Küche
- KaffeekocherAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 3
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Nitrilhandschuhe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Ablauf fest, bevor du Material bestellst. So weißt du, wie viele Arbeitsblätter, Schreibmappen, Matten und Übungsgeräte tatsächlich pro Teilnehmer gebraucht werden.
- Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Workshop. Nenne Anreise, Parkmöglichkeiten, Startzeit, benötigte Kleidung und den Ablauf der Registrierung.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und lege die Cateringmengen erst danach fest. Berücksichtige zusätzlich wiederverwendbare Becher sowie gekühlte Getränke für die Pausen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Workshop gemeinsam. Prüfe dabei auch beide Verlängerungskabel und speichere die Präsentation zusätzlich lokal auf dem Laptop.
- Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Stühle, Matten und Materialien bereit und führe anschließend einen kurzen Sicherheitscheck für Kabel, Bodenmarkierungen und Übungsflächen durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Resilienz-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsortes und der Festlegung des Trainers. Programm, Einladungen und Material lassen sich danach verbindlich planen.
- Was braucht man für einen Resilienz-Workshop?
- Neben Tischen und Stühlen brauchst du je nach Programm Sportmatten, Widerstandsbänder, Schaumstoffstöcke, Augenbinden, Tennisbälle und Kegel. Für Präsentation und Registrierung gehören außerdem Laptop, Beamer, Flipchartmaterial, Namensschilder und Arbeitsblätter auf die Checkliste.
- Wann sollten die Einladungen für einen Resilienz-Workshop verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist spätestens 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig abschließen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Resilienz-Workshops?
- Plane für einen Workshop mit Präsentation, Registrierung und praktischen Übungen mindestens 60 bis 90 Minuten Aufbauzeit ein. Techniktest, Materialkontrolle und Sicherheitsprüfung sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer abgeschlossen sein.
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