Weekendkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een weekendkerstmarkt vraagt vooral om goede volgorde: leg eerst locatie, data en tijden vast en regel daarna kraamhouders, leveranciers en vrijwilligers. Plan de kraamindeling vroeg, zodat je weet hoeveel marktkramen, tenten, tafels en stroompunten nodig zijn. In de laatste week verschuift de aandacht naar voorraad, contant geld, decoratie en weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, warme dranken, duidelijke kraambordjes en een terreincontrole voordat bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktlocatie vastleggen
Marktdata en tijden bepalen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bordjes voor kramen maken
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Leveranciers bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Contant geld wisselen
Kraamhouders informeren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassageld klaarleggen
Weersverwachting controleren
Terrein controleren
3 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamnummering plaatsen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamproducten uitladen
6 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eetkraam inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Openingsmuziek starten
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken bijvullen
2 personen
Koude dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Kassa beheren
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Verlichting controleren
Bezoekers informeren
2 personen
Kerstmuziek verzorgen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Markt opnieuw openen
3 personen
Voorraad aanvullen
3 personen
Koffiepunt opnieuw inrichten
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Eetkraam afsluiten
3 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Kramen afsluiten
4 personen
Terrein snel opruimen
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Kramen afbreken
6 personen
Verlichting afbreken
4 personen
Versiering afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsetsaantal 6
Kraamgewichtenaantal 32
Kledingrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Elektrische warmhoudersaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Prikkabelhaspelsaantal 4
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Serveerkommenaantal 12
Maatlepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Pollepelsaantal 6
Thermoboxenaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstkransenaantal 8
Kersttafellopersaantal 18
Kerstfigurenaantal 12
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Papierslingersaantal 20
Kerstservettenhoudersaantal 18
Informatiebordenaantal 6
Kraamnummerbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handvegersaantal 8
Vloertrekkersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, data en openingstijden minimaal 8 weken vooraf vast. Vraag kraamhouders direct naar hun benodigde ruimte, stroom en eventuele dieetwensen.
Maak de kraamindeling uiterlijk 2 weken vooraf en druk de plattegrond en kraambordjes minstens 3 dagen voor de markt af. Houd looppaden vrij en noteer waar kabelmatten komen.
Controleer 7 dagen vooraf alle tenten, marktkramen, kraamgewichten, tafels en verlichting. Test lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Zet dranken pas op de laatste avond koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf. Reken voor koffie en thee op extra thermoskannen, kopjes en waterkokers tijdens de drukste uren.
Plan de opbouw met een concreet tijdstip en controleer het terrein 60 minuten voor opening. Leg kassageld, gewisseld contant geld, oplaadbare lampen en reservebatterijen klaar voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een weekendkerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, marktdata en tijden. Benader kraamhouders en leveranciers daarna direct, zodat je 4 weken voor de markt de aanmeldingen en reserveringen kunt afronden.
Hoeveel marktkramen heb ik nodig voor een weekendkerstmarkt?: Dat hangt af van het aantal kraamhouders, maar maak de indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en tel per kraam extra ruimte voor looppaden. Bestel of reserveer uiterlijk 4 weken vooraf ook tenten, kraamgewichten en tafels.
Wanneer moet ik de verlichting en stroom voor de kerstmarkt testen?: Test lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten minstens 7 dagen vooraf. Controleer op de opbouwdag opnieuw alle aansluitingen voordat je bezoekers toelaat.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een weekendkerstmarkt?: Zet gekoelde dranken de avond ervoor koud en bereid hapjes op de marktdag volgens je planning. Leg servies, thermoskannen, warmhouders en keukenspullen minimaal 2 uur voor opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.