Wochenend-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Wochenend-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein einzelner Markttermin: Stände, Helfer, Lieferanten und Reservierungen müssen über zwei Tage hinweg funktionieren. Lege zuerst Standort, Marktdaten und Standaufteilung fest, bevor du Anmeldungen und Einladungen verschickst. In der letzten Woche prüfst du Bestand, Einkaufsliste und Wettervorhersage. Am Aufbau-Tag zählen dann klare Zuständigkeiten, beschwerte Zelte, sichere Kabel und vorbereitetes Wechselgeld.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Marktstandort festlegen
Marktdaten und Zeiten festlegen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Ernährungswünsche erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Lageplan drucken
Schilder für Stände erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Bargeld wechseln
Standbetreiber informieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
Wettervorhersage prüfen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standprodukte ausladen
6 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Essensstand einrichten
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Eröffnungsmusik starten
Besucher begrüßen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
Kalte Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Kasse betreuen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Besucher informieren
2 Personen
Weihnachtsmusik bereitstellen
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Markt erneut öffnen
3 Personen
Bestand auffüllen
3 Personen
Kaffeepunkt neu einrichten
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Essstand schließen
3 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
Stände schließen
4 Personen
Gelände schnell aufräumen
4 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Beleuchtung abbauen
4 Personen
Dekoration abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 50
BiertischgarniturenAnz. 6
StandgewichteAnz. 32
KleiderständerAnz. 4
TransportwagenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
BatterienAnz. 48

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Elektrische WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
Lichterketten-KabelrollenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
MesslöffelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ServiertablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
KellenAnz. 6
ThermoboxenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 18
WeihnachtsfigurenAnz. 12
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 20
WeihnachtsserviettenhalterAnz. 18
InfotafelnAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BlickfängerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 8
BodenabzieherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standort und Öffnungszeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Standbetreiber zu kontaktieren, Anmeldungen zu bearbeiten und Reservierungen vorzunehmen.
Erstelle die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Markt. Drucke den Lageplan und die Standbeschilderung mehrfach aus, damit Besucher und Betreiber nicht auf eine einzige Kopie angewiesen sind.
Plane Beleuchtung und Strom vor dem Aufbau: Lichterketten, LED-Laternen, Batterien, Verlängerungskabel und Kabelmatten gehören zusammen an einen geprüften Platz. Kabel müssen dort abgedeckt werden, wo Gäste darüber laufen.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Bestand und Einkaufsliste. Getränke sollten rechtzeitig kalt gestellt werden; Snacks, Thermoskannen und elektrische Warmhaltebehälter bereitest du am Markttag so vor, dass nicht alles gleichzeitig ausgeladen werden muss.
Teile Freiwillige in feste Zeitblöcke für Aufbau, Kasse und Abbau ein. Bereite Kassenwechselgeld und Bargeld spätestens am Vortag vor und informiere Standbetreiber noch einmal über Ankunft, Standplatz und Aufbauzeit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Wochenend-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Standort, Terminen und Standbetreibern. Die Standaufteilung, Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Wochenende feststehen.
Wann sollte die Standaufteilung für den Weihnachtsmarkt fertig sein?: Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor Beginn. Drucke ihn zusammen mit den Standbeschilderungen aus und sende den Betreibern ihre Standinformationen mindestens 3 Tage vorher.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?: Plane für jeden Verkaufspunkt mindestens 50 bis 100 Euro Wechselgeld ein, verteilt auf kleine Scheine und Münzen. Bereite die Kassen spätestens am Vortag vor, damit am Aufbau-Tag nichts gesucht werden muss.
Wann sollte ich Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Kaufe haltbare Waren 2 bis 3 Tage vorher ein und stelle Getränke am Vortag kalt. Snacks und warme Getränke bereitest du am jeweiligen Markttag in mehreren Portionen vor, statt alles morgens auf einmal fertigzustellen.

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