Checklist pour organiser un marché de Noël le temps d’un week-end

Un marché de Noël organisé sur un week-end demande surtout une bonne séquence de préparation. Réservez le lieu et fixez les horaires avant de contacter les exposants, puis répartissez les stands et planifiez les bénévoles. Les tentes, tables, poids de stand, éclairages et branchements doivent être vérifiés avant le montage. Cette checklist vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés : monnaie, météo, boissons au frais et informations pratiques envoyées à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le lieu du marché
Définir les dates et horaires du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Faire les réservations
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Imprimer le plan
Créer des panneaux pour les stands
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Changer l'argent liquide
Informer les exposants
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer la caisse
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
3 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la numérotation des stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Décharger les produits du stand
6 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons fraîches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Gérer la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les visiteurs
2 personnes
Assurer la musique de Noël
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rouvrir le marché
3 personnes
Réanimer les stocks
3 personnes
Réaménager le point café
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le stand de restauration
3 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Fermer les stands
4 personnes
Nettoyer rapidement le site
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter l’éclairage
4 personnes
Démonter la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 50
Ensembles de tables de bièreqté 6
Poids de standqté 32
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Pilesqté 48

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Mainteneurs au chaud électriquesqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Lampes rechargeablesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Enrouleurs de guirlande lumineuseqté 4
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères doseusesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Louchesqté 6
Thermoboxesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 18
Personnages de Noëlqté 12
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Guirlandes en papierqté 20
Porte-serviettes de Noëlqté 18
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de numéro de standqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 8
Raclettes de solqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les dates et les horaires avant les inscriptions : prévoyez au moins 2 créneaux de présence par exposant si le marché couvre deux jours.
Confirmez les besoins électriques de chaque stand au plus tard 7 jours avant l’événement. Comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant de répartir les emplacements.
Pour les tentes et stands installés dehors, prévoyez un poids à chaque point d’ancrage et contrôlez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin du montage.
Préparez la caisse et faites changer la monnaie avant l’ouverture. Une vérification la veille évite de chercher des pièces au moment des premières ventes.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez les thermos, machines à café, bouilloires et mainteneurs au chaud avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël sur un week-end ?: Commencez au moins 8 semaines avant les dates prévues. Le lieu et les horaires doivent être fixés en premier, puis les exposants contactés et les inscriptions traitées.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël de deux jours ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles présents en permanence pour l’accueil, les boissons et les imprévus. Ajoutez 2 à 4 personnes pendant le montage et le démontage des stands et des tables.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez les exposants environ 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le plan du marché, l’horaire d’arrivée, l’emplacement du stand et les besoins électriques au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Vérifiez les stocks, la liste des courses, la caisse, les boissons, les décorations et les prévisions météo. Contrôlez aussi les tentes, tables, chaises, éclairages, rallonges et poids de stand avant le montage.

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