LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Webinar organiseren: checklist voor een soepele uitzending

Een webinar staat of valt met voorbereiding die deelnemers niet zien. Leg eerst programma, sprekers en registratie vast en werk daarna toe naar een getest draaiboek. Verzamel presentaties en vragen vooraf, stuur technische instructies en plan minstens één repetitie. Op de dag zelf controleer je beeld, geluid, internet, back-ups en de ruimte voordat de eerste spreker aansluit. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Programma vastleggen

    2 personen

  • Sprekers uitnodigen

  • Registratieformulier maken

  • Privacytekst publiceren

  • Webinar aanmaken

  • Aanmeldpagina publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Sprekersinformatie verzamelen

  • Presentaties controleren

    2 personen

  • Technische instructies versturen

  • Bevestigingen versturen

  • Technische repetitie houden

    4 personen

  • Vragen vooraf verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Boodschappen doen

  • Apparatuur opladen

  • Ruimte inrichten

    2 personen

  • Back-ups klaarzetten

Event

  • Webinarsoftware testen

    3 personen

  • Camera en licht instellen

    2 personen

  • Microfoons controleren

    2 personen

  • Presentaties klaarzetten

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Sprekers kort instrueren

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers toelaten

    2 personen

  • Webinar openen

  • Sprekers begeleiden

    2 personen

  • Chat modereren

    2 personen

  • Opname bewaken

  • Technische vragen oplossen

  • Pauzes aankondigen

  • Dranken bijvullen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Vragenronde begeleiden

    2 personen

  • Webinar afsluiten

  • Deelnemers uitloggen

Nazorg

  • Opname veilig opslaan

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Opname back-uppen

  • Opname en materialen delen

  • Bedankmail versturen

  • Openstaande vragen beantwoorden

    2 personen

  • Servies afwassen

  • Ruimte schoonmaken

    2 personen

  • Materialen opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Werktafelsaantal 3
  • Bureaustoelenaantal 8
  • Bijzettafelsaantal 2

Apparatuur

  • Laptopsaantal 4
  • Webcamsaantal 3
  • USB-microfoonsaantal 4
  • Headsetsaantal 6
  • Luidspreker
  • Monitorenaantal 3
  • HDMI-adaptersaantal 4
  • USB-hubsaantal 4
  • Externe harde schijf
  • Ethernetkabelsaantal 4
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Oplaadkabelsaantal 8
  • Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

  • LED-panelenaantal 3
  • Lampenstatievenaantal 3

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkoker
  • Koelboxenaantal 2
  • Koffiefilters
  • Thermoskannenaantal 3
  • Waterkannenaantal 3

Servies

  • Mokkenaantal 12
  • Glazenaantal 12
  • Bordenaantal 12
  • Besteksetsaantal 12
  • Serveerplankenaantal 3
  • Schaaltjesaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische repetitie uiterlijk 2 tot 3 werkdagen voor het webinar. Test dan met iedere spreker camera, microfoon, presentatie delen en de volgorde van het programma.
  • Stuur technische instructies uiterlijk 48 uur vooraf. Vermeld hoe sprekers inloggen, welke browser ze gebruiken, waar ze klaarzitten en dat ze een headset of USB-microfoon testen.
  • Verstuur de laatste herinnering 24 uur vooraf en controleer of de aanmeldlink, starttijd en eventuele voorbereiding duidelijk zijn. Zo voorkom je dat deelnemers de verkeerde link gebruiken.
  • Zet presentaties, vragen vooraf en back-ups op minstens 2 plekken klaar, bijvoorbeeld op de laptop van de moderator en op een externe harde schijf. Open iedere presentatie vóór de start één keer.
  • Richt de ruimte minimaal 60 minuten vooraf in. Sluit laptops, webcams, microfoons, monitoren, HDMI-adapters, USB-hubs en ethernetkabels aan en houd verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een webinar organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met programma, sprekers en registratie. Plan de technische repetitie 2 tot 3 werkdagen voor de uitzending en reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor de opbouw.
Wanneer stuur ik de uitnodiging voor een webinar?
Stuur de eerste uitnodiging zodra de aanmeldpagina en privacytekst gepubliceerd zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Verstuur daarna een bevestiging direct na inschrijving en een herinnering 24 uur voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor een technische webinarrepetitie?
Reken op 45 tot 60 minuten met alle sprekers en de moderator. Test niet alleen de webinarsoftware, maar ook camera, licht, microfoons, presentaties, internetverbinding en de overdracht tussen sprekers.
Wat moet ik op de dag van een webinar controleren?
Controleer minimaal 60 minuten vooraf de ruimte, stroomvoorziening, internetverbinding, camera, licht, microfoons en presentaties. Leg back-ups klaar en laat sprekers minstens 30 minuten voor de start aansluiten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!