Checklist pour organiser un webinaire sans rien oublier
Un webinaire réussi se prépare autant côté contenu que côté technique. Cette checklist vous guide du cadrage du programme jusqu’à l’accueil des intervenants et au test final. Prévoyez un formulaire d’inscription, les informations de confidentialité, les confirmations et un rappel aux participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, les micros, la caméra, l’éclairage, les sauvegardes et la connexion.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
Créer le formulaire d’inscription
Publier le texte de confidentialité
Créer un webinar
Publier la page d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Vérifier les présentations
2 personnes
Envoyer les consignes techniques
Envoyer les confirmations
Faire la répétition technique
4 personnes
Recueillir les questions à l’avance
Envoyer un rappel
Faire les courses
Recharger les appareils
Aménager l’espace
2 personnes
Préparer les sauvegardes
Événement
Tester le logiciel de webinaire
3 personnes
Installer la caméra et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les micros
2 personnes
Préparer les présentations
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer brièvement les intervenants
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Ouvrir le webinaire
Accompagner les intervenants
2 personnes
Modérer le chat
2 personnes
Surveiller l’enregistrement
Résoudre les questions techniques
Annoncer les pauses
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Clore le webinar
Déconnecter les participants
Suivi
Sauvegarder l’enregistrement en toute sécurité
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sauvegarder l’enregistrement
Partager l’enregistrement et le matériel
Envoyer un e-mail de remerciement
Répondre aux questions en attente
2 personnes
Faire la vaisselle
Nettoyer l’espace
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 3
- Chaises de bureauqté 8
- Tables d'appointqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Webcamsqté 3
- Microphones USBqté 4
- Casquesqté 6
- Haut-parleur
- Moniteursqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Hubs USBqté 4
- Disque dur externe
- Câbles Ethernetqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câbles de rechargeqté 8
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Panneaux LEDqté 3
- Pieds de lampeqté 3
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloire
- Glacièresqté 2
- Filtres à café
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 3
Vaisselle
- Tassesqté 12
- Verresqté 12
- Assiettesqté 12
- Couvertsqté 12
- Planches de serviceqté 3
- Petits bolsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Définissez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les horaires, la durée de chaque intervention et un temps réservé aux questions.
- Invitez les intervenants assez tôt pour rassembler leur présentation, leur fonction et leurs besoins techniques avant l’envoi des consignes.
- Publiez la page d’inscription avec le formulaire et le texte de confidentialité avant d’envoyer les invitations. Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt que la veille.
- Faites une répétition technique complète quelques jours avant le webinaire : testez le logiciel, les micros, les webcams, l’éclairage, les câbles Ethernet et les adaptateurs HDMI.
- Le jour J, rechargez les appareils, préparez les sauvegardes sur un disque dur externe et vérifiez les branchements au moins 60 minutes avant le début.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un webinaire ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, dès que le programme et la page d’inscription sont prêts. Prévoyez ensuite un rappel 24 à 48 heures avant le début.
- Combien de temps prévoir pour une répétition technique de webinaire ?
- Bloquez au moins 60 à 90 minutes avec les intervenants. Testez chaque micro, webcam, présentation, partage d’écran et solution de secours, sans attendre le jour même.
- Que faut-il vérifier une heure avant un webinaire ?
- Rechargez les ordinateurs, contrôlez les micros, les webcams, l’éclairage et la connexion réseau, puis ouvrez les présentations et les sauvegardes. Gardez 30 minutes de marge avant l’arrivée des intervenants.
- Quand préparer les présentations des intervenants ?
- Demandez-les au minimum 3 jours avant le webinaire afin de vérifier les formats, les vidéos, les polices et l’ordre de passage. Conservez une copie locale et une sauvegarde sur disque externe.
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