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Webinar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Webinar steht und fällt mit guter Vorbereitung: Programm, Referenten, Anmeldung und Technik müssen ineinandergreifen. Plane die Anmeldeseite und Datenschutzhinweise früh, damit genug Zeit für Einladungen und Rückfragen bleibt. Vor dem Termin brauchst du eine vollständige Technikprobe, geprüfte Präsentationen und klare Anweisungen für alle Sprecher. Diese Checkliste hilft dir außerdem, Ersatzgeräte, Stromversorgung und die Betreuung während der Übertragung nicht zu vergessen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Datenschutzhinweis veröffentlichen

  • Webinar anlegen

  • Anmeldeseite veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technische Anweisungen versenden

  • Bestätigungen versenden

  • Technische Probe durchführen

    4 Personen

  • Fragen im Voraus sammeln

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

  • Geräte aufladen

  • Raum einrichten

    2 Personen

  • Backups bereitstellen

Event

  • Webinar-Software testen

    3 Personen

  • Kamera und Licht einstellen

    2 Personen

  • Mikrofone prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Redner kurz einweisen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende hereinlassen

    2 Personen

  • Webinar eröffnen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Chat moderieren

    2 Personen

  • Aufnahme überwachen

  • Technische Fragen lösen

  • Pausen ankündigen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Webinar beenden

  • Teilnehmer ausloggen

Nachbereitung

  • Aufnahme sicher speichern

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Aufnahme sichern

  • Aufzeichnung und Materialien teilen

  • Dankesmail versenden

  • Offene Fragen beantworten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 3
  • BürostühleAnz. 8
  • BeistelltischeAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • WebcamsAnz. 3
  • USB-MikrofoneAnz. 4
  • HeadsetsAnz. 6
  • Lautsprecher
  • BetreuerAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • USB-HubsAnz. 4
  • Externe Festplatte
  • EthernetkabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 3
  • LampenstativeAnz. 3

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • KühlboxenAnz. 2
  • Kaffeefilter
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 3

Geschirr

  • TassenAnz. 12
  • GläserAnz. 12
  • TellerAnz. 12
  • BestecksetsAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 3
  • SchälchenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm und die Sprecher mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Webinar fest. Sammle von jedem Referenten Präsentation, Kurzprofil und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vorher.
  • Veröffentliche Anmeldeformular, Datenschutzhinweis und Anmeldeseite mindestens 2 Wochen vor dem Termin. Schicke die Einladung danach sofort und bearbeite Anmeldungen täglich, statt Rückfragen bis zum Schluss zu sammeln.
  • Plane eine technische Probe 3 bis 5 Tage vorher mit allen Sprechern. Teste Webinar-Software, Kamera, Licht, Mikrofone, Präsentationen und die Internetverbindung unter möglichst realen Bedingungen.
  • Schicke technische Anweisungen und Bestätigungen spätestens 48 Stunden vor dem Webinar. Eine Erinnerung am Vortag sollte den Zugangslink, die Startzeit und eine Kontaktmöglichkeit bei Problemen enthalten.
  • Bereite für den Veranstaltungstag Ersatz ein: geladenes Ersatzgerät, HDMI-Adapter, USB-Hub, Ethernetkabel, Ladekabel und eine externe Festplatte mit den Präsentationen. Stelle Wasser, Kaffee und Tassen bereit, damit die Moderation den Ablauf nicht für Kleinigkeiten unterbrechen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Webinar organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Programm und Referenten. Anmeldung, Datenschutz und Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin online sein.
Wann sollte die technische Probe für ein Webinar stattfinden?
Führe die technische Probe 3 bis 5 Tage vor dem Webinar durch. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein, wenn mehrere Sprecher, Präsentationen oder unterschiedliche Geräte beteiligt sind.
Wann verschickt man die Webinar-Erinnerung?
Sende die erste technische Anleitung spätestens 48 Stunden vorher und eine kurze Erinnerung am Vortag. Prüfe dabei, ob Zugangslink, Startzeit und Ansprechpartner eindeutig angegeben sind.
Was braucht man technisch für ein Webinar?
Plane pro aktivem Sprecher ein zuverlässiges Mikrofon, eine Kamera und ein geeignetes Gerät ein. Halte außerdem mindestens ein Ersatzgerät, HDMI-Adapter, USB-Hub, Ethernetkabel, Ladekabel und eine Kopie der Präsentationen bereit.

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