Webinar organiseren: checklist van voorbereiding tot livegang

Een webinar staat of valt met voorbereiding buiten beeld: sprekers die hun presentaties op tijd aanleveren, een stabiele verbinding en een omgeving die al openstaat voordat deelnemers binnenkomen. Werk van inhoud naar techniek en plan de repetitie niet op het laatste moment. Controleer ook de praktische details voor de sprekers en aanwezigen, zoals koffie, lunch en dieetwensen. Met deze checklist houd je de 46 taken en 35 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Webinarthema en doel vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Webinarplatform reserveren
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
Promotieberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Deelnemerslijst exporteren
Herinnering aan deelnemers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek en kabels klaarleggen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Camera's en microfoons testen
2 personen
Internetverbinding controleren
Technische repetitie uitvoeren
4 personen
Sprekersbriefing geven
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen

Event

Webinaromgeving openen
2 personen
Sprekers en presentaties klaarzetten
2 personen
Deelnemers toelaten
2 personen
Opening en huishoudelijke mededelingen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Chat en vragen modereren
2 personen
Opname en tijdschema bewaken
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Technische vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting en bedankbericht geven

Nazorg

Opname veilig opslaan
Deelnemersvragen verzamelen
2 personen
Opname en materialen delen
Bedankmail aan sprekers sturen
Feedbackformulier versturen
Apparatuur demonteren
2 personen
Servies afwassen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Kabels en materialen opbergen
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
Geleende apparatuur retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Webcamsaantal 2
USB-microfoonsaantal 3
Headsetsaantal 4
Statiefhoudersaantal 2
Ringlampenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 4
Ethernetkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
USB-sticksaantal 2
Externe SSD
Presentatieklikker

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek

Kantoorbenodigdheden

Geprinte draaiboekenaantal 8
Naamkaartjesaantal 8
Pennenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 8
Glazenaantal 8
Bordenaantal 8
Besteksetsaantal 8

Keuken

Waterkoker
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 2

Schoonmaak

Emmer
Microvezeldoekenaantal 6
Afwasborstel
Handveger en blik
Kabelbinders

Catering

Boodschappen

Tips

Leg thema, doel en programma eerst vast. Plan daarna pas het platform, het aanmeldformulier en de uitnodigingen, zodat de communicatie een duidelijke tijdsduur en inhoud belooft.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk enkele werkdagen vóór het webinar op. Test elk bestand technisch op de laptop waarop je het tijdens de uitzending toont.
Plan de technische repetitie minimaal 24 uur vóór de livegang. Test camera’s, USB-microfoons, headsets, HDMI-kabels, USB-C-adapters en de internetverbinding met dezelfde opstelling als tijdens het webinar.
Leg kabels, stekkerdozen en verlengkabels vooraf klaar en houd een USB-stick of externe SSD met de presentaties bij de hand. Zo hoef je bij een defecte kabel of laptop niet opnieuw bestanden te verzamelen.
Open de webinaromgeving minstens 30 minuten vóór aanvang. Zet koffie en thee klaar, controleer de deelnemerslijst en geef sprekers een korte briefing over timing, wisselen van presentatie en vragen uit de chat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een webinar organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de datum met thema, doel, sprekers en programma. Verstuur de uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en tijdschema klaar zijn; plan de technische repetitie uiterlijk 24 uur vooraf.
Wanneer moet ik de presentatie voor een webinar ontvangen?: Vraag alle presentaties minimaal 3 werkdagen vóór het webinar op. Controleer ze daarna op de gebruikte laptops en bewaar een kopie op een USB-stick of externe SSD.
Hoe lang duurt een technische repetitie voor een webinar?: Reserveer 45 tot 60 minuten voor de repetitie. Test camera, microfoon, verlichting, presentatie, internetverbinding en de overstap tussen sprekers met de volledige opstelling.
Hoeveel eerder moet ik de webinaromgeving openen?: Open de omgeving minimaal 30 minuten vóór de starttijd. Gebruik de eerste 15 minuten voor deelnemersinstellingen en techniek; houd daarna tijd over om sprekers en presentaties nog één keer te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.