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Webinar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Webinar steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten, funktionierender Technik und rechtzeitig versendeten Informationen. Lege zuerst Thema, Zielgruppe und Ablauf fest, bevor du Referenten und Plattform verbindlich einplanst. Danach folgen Anmeldung, Einladungen, Präsentationen und die technische Prüfung. Plane spätestens am Vortag eine vollständige Probe ein – inklusive Kameras, Mikrofonen, Internetverbindung und Präsentationsdateien.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Webinarthema und Ziel festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Webinarplattform reservieren

  • Anmeldeformular einrichten

  • Einladungen verschicken

  • Werbebeiträge veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste exportieren

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik und Kabel bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Kameras und Mikrofone testen

    2 Personen

  • Internetverbindung prüfen

  • Technische Probe durchführen

    4 Personen

  • Sprecherbriefing geben

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Snacks und Mittagessen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Webinarumgebung öffnen

    2 Personen

  • Redner und Präsentationen bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende hereinlassen

    2 Personen

  • Begrüßung und organisatorische Hinweise

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Chat und Fragen moderieren

    2 Personen

  • Aufzeichnung und Zeitplan überwachen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Technische Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abschluss- und Dankeswort halten

Nachbereitung

  • Aufnahme sicher speichern

  • Teilnehmerfragen sammeln

    2 Personen

  • Aufzeichnung und Materialien teilen

  • Dankesmail an die Referenten senden

  • Feedbackformular versenden

  • Geräte abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Kabel und Materialien verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • WebcamsAnz. 2
  • USB-MikrofoneAnz. 3
  • HeadsetsAnz. 4
  • StativhalterAnz. 2
  • RingleuchtenAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-C-AdapterAnz. 4
  • EthernetkabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 2
  • Externe SSD
  • Präsentationsklicker

Mobiliar

  • TischeAnz. 3
  • StühleAnz. 6

Dekoration

  • Hintergrundtuch

Büromaterial

  • Gedruckte AblaufpläneAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 8
  • StifteAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 8
  • GläserAnz. 8
  • TellerAnz. 8
  • BestecksetsAnz. 8

Küche

  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschine
  • ThermoskannenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 2

Reinigung

  • Eimer
  • MikrofasertücherAnz. 6
  • Spülbürste
  • Handfeger und Kehrblech
  • Kabelbinder

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle Präsentationen und Sprecherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Setze eine interne Frist von mindestens 5 Werktagen vor dem Webinar und prüfe jede Datei anschließend auf Format, Ton und Bild.
  • Plane für jeden Referenten einen kurzen Technikcheck ein. Teste Kamera, USB-Mikrofon oder Headset, Beleuchtung und Bildschirmfreigabe mindestens einmal gemeinsam statt nur mit deiner eigenen Ausstattung.
  • Versende die Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und füge den Zugangslink, die Startzeit, Hinweise zum Einwählen und eine Kontaktmöglichkeit bei technischen Problemen ein.
  • Öffne die Webinarumgebung 30 Minuten vor dem Start. So bleiben Zeit für den Soundcheck, die Kontrolle der Präsentation und ein kurzes Sprecherbriefing, ohne dass Teilnehmende warten müssen.
  • Wenn vor Ort Kaffee, Tee, Snacks oder Mittagessen bereitstehen, erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung. Rechne Getränke und Geschirr nach der bestätigten Teilnehmerzahl ab und stelle Wasser direkt am Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Webinar organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Thema, Ziel und Referenten. Für Anmeldung, Einladungen und die technische Vorbereitung solltest du mindestens 3 Wochen einplanen.
Wann sollte man die Webinar-Technik testen?
Führe eine vollständige technische Probe spätestens 24 Stunden vorher durch und teste am Veranstaltungstag erneut. Öffne die Umgebung 30 Minuten vor Beginn, damit Kabel, Adapter, Mikrofone und Präsentationen geprüft werden können.
Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?
Setze die Abgabefrist auf mindestens 5 Werktage vor dem Webinar. So bleibt genug Zeit, Dateien technisch zu prüfen, sie auf einem zweiten Speicher zu sichern und Änderungen mit den Referenten abzustimmen.
Wann verschickt man die Webinar-Erinnerung?
Sende die wichtigste Erinnerung etwa 24 Stunden vor dem Webinar. Bei längeren Veranstaltungen oder mehreren Terminen kannst du zusätzlich 30 bis 60 Minuten vor Beginn den Zugangslink erneut verschicken.

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