Checklist pour organiser un webinaire sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue : définissez le thème, fixez le programme, contactez les intervenants et réservez la plateforme. Les disponibilités des intervenants et les délais de validation des présentations prennent souvent plus de temps que prévu.
• Fermez les inscriptions au moins 2 jours avant le webinaire pour exporter une liste fiable et traiter les besoins alimentaires. Envoyez ensuite un rappel avec l’horaire, le lien de connexion et les consignes techniques.
• Recevez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement. Ouvrez chaque fichier sur l’ordinateur qui servira à la diffusion et vérifiez les vidéos, les polices, les liens et le format d’écran.
• Planifiez une répétition technique 24 à 48 heures avant le direct. Testez les webcams, les microphones USB, les casques, les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C et la connexion Internet avec tous les intervenants.
• Le jour même, ouvrez l’environnement du webinaire 30 minutes avant l’accueil. Gardez les câbles, multiprises, rallonges, clés USB et le SSD externe à portée de main, puis préparez le café, le thé et les collations avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un webinaire ?

Prévoyez 4 à 6 semaines pour un webinaire avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver la plateforme, paramétrer les inscriptions, envoyer les invitations et organiser une répétition technique.

Quand envoyer les invitations pour un webinaire ?

Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la date prévue, puis publiez des rappels pendant la période d’inscription. Un dernier rappel 24 à 48 heures avant le webinaire réduit les oublis et les problèmes de connexion.

Quand faire la répétition technique d’un webinaire ?

Faites la répétition 24 à 48 heures avant le direct, avec les intervenants et le matériel réellement utilisés. Contrôlez les microphones, les caméras, les présentations, la connexion Internet et les transitions entre les sessions.

Que préparer le jour d’un webinaire ?

Arrivez ou connectez-vous au moins 30 minutes avant l’ouverture. Installez les tables et les chaises si nécessaire, branchez les ordinateurs, webcams et microphones, vérifiez la connexion, puis préparez les boissons et les collations.

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