Webdesignworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een webdesignworkshop vraagt om meer dan een docent, laptops en een presentatie. Je regelt tegelijk leerdoelen, werkvormen, software, internet, stroom, deelnemers en catering. Begin met het programma en de inschrijving, test daarna alle techniek met dezelfde bestanden en adapters die je op de dag gebruikt. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, dieetwensen en materialen. Zo voorkom je dat de workshop vertraagt door ontbrekende kabels, niet-werkende software of te weinig werkruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en leerdoelen vastleggen
Docent en assistent bevestigen
Locatie en zaalindeling reserveren
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering naar deelnemers sturen
Werkvormen en opdrachten uitwerken
2 personen
Presentatie en demonstraties voorbereiden
Oefenbestanden en templates klaarzetten
Benodigde software testen
Wifi en internetcapaciteit controleren
Apparatuur en kabels inventariseren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes en werkbladen printen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Hapjes en avondeten voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
Werkplekken voorzien van stroom
2 personen
Beamer en scherm installeren
2 personen
Laptops en software klaarzetten
2 personen
Internetverbinding testen
Ontvangsttafel klaarzetten
Registratiemateriaal klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Webdesignbasis demonstreren
Eerste oefenopdracht begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
HTML en CSS uitleggen
Tweede oefenopdracht begeleiden
2 personen
Avondeten uitserveren
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Responsive design demonstreren
Eindopdracht begeleiden
2 personen
Individuele vragen beantwoorden
2 personen
Werkresultaten laten presenteren
Feedbackformulieren uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Laptops en accessoires verzamelen
2 personen
Beamer en kabels opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
Werkbestanden naar deelnemers sturen
Certificaten en bedankmail versturen
Feedbackformulieren verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Presentatietafel

Apparatuur

Laptopsaantal 22
Laptopladersaantal 22
Beamer
Projectiescherm
Wifi-router
USB-sticksaantal 24
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze presentatiemuis
Luidspreker

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerschalenaantal 6
Koffiekannenaantal 2
Waterkannenaantal 3

Keuken

Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Kantoor

Naamkaartjesaantal 24
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Werkbladenaantal 24
Feedbackformulierenaantal 24
Pennenbakjesaantal 4
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Stiftenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma, de leerdoelen en de werkvormen. Werk demonstraties en opdrachten daarna uit, zodat je oefenbestanden, templates en presentatie logisch op elkaar aansluiten.
Test de software, wifi en internetcapaciteit uiterlijk 1 week vooraf met het verwachte aantal laptops. Controleer ook beamer, scherm, HDMI-kabel, adapters en presentatiemuis samen; een losse test van elk onderdeel is niet genoeg.
Reserveer per deelnemer een werkplek met stroom en zet tafels zo neer dat iedereen het scherm kan zien. Leg stekkerdozen en verlengkabels vooraf klaar en houd de presentatietafel vrij van deelnemersmateriaal.
Stuur de herinnering uiterlijk 2 dagen voor de workshop. Vermeld daarin starttijd, locatie, wat deelnemers zelf meenemen en eventuele software die vooraf moet worden getest.
Koop catering pas nadat de deelnemerslijst en dieetwensen zijn bijgewerkt. Zet water, koffie, glazen en servies vóór ontvangst klaar en bereid hapjes of avondeten zo voor dat de workshop niet stilvalt tijdens het serveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een webdesignworkshop organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met programma, docent, locatie en aanmeldformulier. Plan de technische test uiterlijk 1 week voor de workshop en stuur de deelnemersherinnering 2 dagen vooraf.
Hoeveel laptops en werkplekken heb ik nodig voor een webdesignworkshop?: Reken op 1 laptop en 1 stroomvoorziening per deelnemer, plus minimaal 1 reserve-laptop als dat mogelijk is. Zet de werkplekken zo neer dat deelnemers tegelijk kunnen oefenen en het presentatiescherm kunnen volgen.
Wanneer moet ik de techniek voor een webdesignworkshop testen?: Test alle apparatuur, kabels, adapters, software en wifi uiterlijk 1 week vooraf op de workshoplocatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beamer, scherm, internet en stroom voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer stuur ik een herinnering voor een webdesignworkshop?: Stuur de praktische herinnering 2 dagen voor de workshop. Neem daarin de starttijd, locatie, route, benodigde software en informatie over laptops of andere voorbereidingen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.