Checklist pour organiser un atelier de webdesign

Un atelier de webdesign demande plus qu’un bon programme : chaque participant doit pouvoir travailler dès son arrivée. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre, des objectifs pédagogiques à l’installation des postes, en passant par les inscriptions, les fichiers d’exercice et les repas. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour confirmer l’équipe, tester les logiciels et vérifier la connexion Internet. Les derniers jours servent surtout à imprimer, emballer et installer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
Confirmer le professeur et l’assistant
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel aux participants
Élaborer les activités et les exercices
2 personnes
Préparer la présentation et les démonstrations
Préparer les fichiers d’exercice et les modèles
Tester les logiciels nécessaires
Vérifier le Wi-Fi et la capacité Internet
Inventorier le matériel et les câbles
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs et les fiches de travail
Préparer les packs participants
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le dîner
2 personnes
Refroidir les boissons
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
Fournir de l’électricité aux postes de travail
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Préparer les ordinateurs portables et les logiciels
2 personnes
Tester la connexion Internet
Installer la table d’accueil
Préparer le matériel d'inscription
Préparer le café et le thé

Événement

Accueillir et enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Présenter les bases du webdesign
Encadrer la première tâche d’entraînement
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Expliquer HTML et CSS
Encadrer le deuxième exercice
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Présenter le design responsive
Accompagner la tâche finale
2 personnes
Répondre aux questions individuelles
2 personnes
Faire présenter les résultats du travail
Distribuer les formulaires de feedback
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les ordinateurs portables et les accessoires
2 personnes
Ranger le projecteur et les câbles
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer les fichiers de travail aux participants
Envoyer les certificats et l’e-mail de remerciement
Traiter les formulaires de feedback

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Table de présentation

Équipement

Ordinateurs portablesqté 22
Chargeurs d’ordinateur portableqté 22
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Clés USBqté 24
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Souris de présentation sans fil
Haut-parleur

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 2
Carafes d’eauqté 3

Cuisine

Bouilloireqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4
Glacièresqté 2
Thermosqté 3

Bureau

Badges nominatifsqté 24
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Feuilles de travailqté 24
Formulaires de feedbackqté 24
Pots à stylosqté 4
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les objectifs d’apprentissage avant d’ouvrir les inscriptions. Les activités, démonstrations et exercices doivent être prêts avant l’envoi des invitations, afin que les participants sachent ce qu’ils vont réellement pratiquer.
Testez les logiciels nécessaires au moins 7 jours avant l’atelier, sur chaque type d’ordinateur prévu. Ouvrez aussi les fichiers d’exercice et les modèles : un fichier qui ne se charge pas peut immobiliser tout le groupe.
Vérifiez le Wi-Fi et l’alimentation avant le jour J. Prévoyez une prise, une multiprise et les câbles ou adaptateurs nécessaires par poste de travail, puis testez le projecteur, l’écran et le câble HDMI avec l’ordinateur de présentation.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant l’atelier. À ce moment-là, mettez à jour la liste des participants, imprimez les badges et préparez les packs avec les fiches de travail et les clés USB.
Installez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Placez les tables et les chaises, alimentez les postes, préparez la table d’accueil et de présentation, puis refroidissez les boissons et disposez le café, l’eau et le repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de webdesign ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer le professeur et l’assistant, ouvrir les inscriptions, préparer les supports et tester le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de webdesign ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’atelier pour avoir le nombre final de participants, les besoins alimentaires et les badges.
Combien de temps avant faut-il tester le Wi-Fi et les logiciels ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant, puis une vérification sur place le jour même. Contrôlez l’accès Internet, les logiciels, les fichiers d’exercice, les câbles et les adaptateurs avant l’arrivée des participants.
À quelle heure installer la salle pour un atelier de webdesign ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’accueil. Gardez les 15 dernières minutes pour allumer les ordinateurs, tester la projection, vérifier les prises et placer les badges.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.