Webdesign-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Webdesign-Workshop steht und fällt mit funktionierender Technik, klaren Lernzielen und einem Ablauf, der genug Zeit zum Üben lässt. Plane zuerst Inhalte, Lehrteam und Raum und kümmere dich danach um Anmeldungen, Dateien und Software. Teste WLAN, Beamer und alle Geräte nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste hilft dir, die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Engpässe bei Strom, Kabeln, Verpflegung und Teilnehmerunterlagen zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Lernziele festlegen
Lehrer und Assistent bestätigen
Location und Raumaufteilung reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Erinnerung an Teilnehmer senden
Arbeitsformen und Aufgaben ausarbeiten
2 Personen
Präsentation und Vorführungen vorbereiten
Übungsdateien und Vorlagen bereitstellen
Benötigte Software testen
WLAN- und Internetkapazität prüfen
Geräte und Kabel inventarisieren
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder und Arbeitsblätter drucken
Teilnehmerpakete zusammenstellen
2 Personen
Snacks und Abendessen vorbereiten
2 Personen
Getränke kühlen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationstisch einrichten
Arbeitsplätze mit Strom versorgen
2 Personen
Beamer und Leinwand installieren
2 Personen
Laptops und Software vorbereiten
2 Personen
Internetverbindung testen
Empfangstisch bereitstellen
Anmeldematerial bereitlegen
Kaffee und Tee bereitstellen
Event
Teilnehmende empfangen und registrieren
2 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Grundlagen des Webdesigns demonstrieren
Erste Übungsaufgabe anleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
HTML und CSS erklären
Zweite Übungsaufgabe anleiten
2 Personen
Abendessen servieren
2 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
Responsive Design demonstrieren
Abschlussaufgabe begleiten
2 Personen
Individuelle Fragen beantworten
2 Personen
Arbeitsergebnisse präsentieren lassen
Feedbackformulare verteilen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Laptops und Zubehör sammeln
2 Personen
Beamer und Kabel aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
Arbeitsdateien an Teilnehmende senden
Zertifikate und Dankesmail versenden
Feedbackformulare auswerten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Empfangstisch
- Präsentationstisch
Ausstattung
- LaptopsAnz. 22
- Laptop-LadegeräteAnz. 22
- Beamer
- Projektionsleinwand
- WLAN-Router
- USB-SticksAnz. 24
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Kabellose Präsentationsmaus
- Lautsprecher
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServierschalenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
Büro
- NamensschilderAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- ArbeitsblätterAnz. 24
- Feedback-FormulareAnz. 24
- StiftehalterAnz. 4
- KlebebandAnz. 2
- SchereAnz. 2
- StifteAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Lernziele und Arbeitsformen so fest, dass für jede Übung ausreichend Zeit bleibt. Plane neben Präsentationen mindestens eine praktische Aufgabe pro Themenblock ein.
- Teste die benötigte Software, Übungsdateien und Vorlagen spätestens 7 Tage vorher auf allen vorgesehenen Laptops. Prüfe dabei auch, ob Updates oder fehlende Zugänge den Ablauf bremsen.
- Plane pro Arbeitsplatz eine Stromquelle und kontrolliere WLAN-Kapazität, Router, HDMI-Kabel und Adapter vorab. Ein einzelner fehlender Adapter kann die Präsentation oder mehrere Übungen gleichzeitig stoppen.
- Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 2 Tage vor dem Workshop und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung. Drucke Namensschilder und Arbeitsblätter erst danach, damit keine veralteten Namen oder Mengen ausgegeben werden.
- Baue Beamer, Leinwand und Präsentationstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Stelle Getränke, Snacks und Teilnehmerpakete bereit, bevor der Empfang startet, damit du nicht während der Einführung nach Material suchen musst.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte ich einen Webdesign-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Lernzielen, Lehrteam und Raumreservierung. Technik, Software und Übungsdateien sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin getestet sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Webdesign-Workshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stromversorgung, Beamer, Leinwand, Präsentationstisch und Arbeitsplätze ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Räumen sind 90 Minuten sicherer.
- Was muss ich für die Technik eines Webdesign-Workshops prüfen?
- Prüfe 7 Tage vorher WLAN-Kapazität, Software, Laptops, Ladegeräte, Beamer, HDMI-Kabel und passende Adapter. Am Veranstaltungstag testest du die komplette Präsentation noch einmal am aufgebauten Arbeitsplatz.
- Wann sollte ich die Teilnehmer an einen Webdesign-Workshop erinnern?
- Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Workshop. Nenne darin Beginn, Raum, benötigte Geräte oder Dateien sowie Hinweise zu Verpflegung und Anreise.
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