Checklist waterleidingbedrijf open dag organiseren

Een open dag van een waterleidingbedrijf vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je combineert rondleidingen en technische demonstraties met publieksveiligheid, duidelijke routes en ontvangst op vaste tijden. Regel vergunningen, reserveringen en het programma eerst; daarna volgen communicatie, vrijwilligers en materialen. Deze checklist helpt je de 76 taken in een logische volgorde af te werken, van eerste planning tot de inspectie van installaties en werkruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Rondleidingen bevestigen
Catering bestellen
Technische rondleiding voorbereiden
2 personen
Demonstratieschema maken
2 personen
Sprekersbriefing maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Route en publieksstromen bepalen
2 personen
Informatieborden controleren
2 personen
Promotiemateriaal drukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen leveren controleren
2 personen
Kleding en badges klaarleggen
Locatie en installaties inspecteren
2 personen
Werkruimtes beveiligen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Demonstratietafels inrichten
3 personen
Waterproef klaarzetten
2 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Teambriefing houden
8 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Waterzuivering demonstreren
2 personen
Waterkwaliteit toelichten
2 personen
Leidingnetwerk uitleggen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Quizrondes begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
Fotopunt begeleiden
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste rondleiding afronden
2 personen
Bezoekersregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Demonstratiematerialen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Borden en materialen opbergen
2 personen
Onkostenbonnen verzamelen
Bedankbericht versturen
Bezoekersgegevens verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Bankenaantal 6
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Waterkwaliteitsetaantal 2
Watermonstersetsaantal 30
Demonstratiemodellenaantal 4
Fotocamera
Veiligheidshekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Schenkbekersaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Programmaflyersaantal 300
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 10
Quizformulierenaantal 150
Prijzen voor quizaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de capaciteit per rondleiding vroeg vast. Plan tijd tussen rondleidingen voor in- en uitstroom, zodat bezoekers niet tegelijk bij de ontvangstbalie en technische ruimtes aankomen.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, parkeer- of toegangsgegevens, veiligheidsregels en wat bezoekers bij een technische rondleiding kunnen verwachten.
Maak demonstraties zelfstandig uitvoerbaar: test de waterkwaliteitset, watermonstersets, demonstratiemodellen, laptop, beamer en microfoon minimaal 1 dag van tevoren op de plek waar ze gebruikt worden.
Wijs per publiekszone een vrijwilliger aan en geef iedereen vóór opening een korte briefing van 15 minuten. Bespreek vooral publieksstromen, werkruimtes die beveiligd zijn en wie vragen of incidenten opvangt.
Controleer catering en ontvangst niet alleen op aantallen, maar ook op gebruiksmomenten. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, waterkannen en herbruikbare drinkglazen klaar vóór de eerste bezoekers arriveren en houd afvalbakken zichtbaar bij de publieksruimtes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van een waterleidingbedrijf organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en rondleidingen. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, bezoekersinformatie, vrijwilligersindeling en materiaalcontroles.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag van een waterleidingbedrijf?: Werk met vaste starttijden en een maximumaantal bezoekers per groep. Houd tussen twee rondleidingen minimaal 15 minuten vrij voor wisselen, schoonmaken of het herstellen van de publieksroute.
Welke veiligheidsmaatregelen zijn nodig voor een waterleidingbedrijf open dag?: Maak vóór de open dag een routeplan en veiligheidsinstructies voor bezoekers en vrijwilligers. Inspecteer installaties en beveilig werkruimtes uiterlijk 1 dag vooraf en controleer tijdens de opening continu of bezoekers op de aangegeven route blijven.
Wanneer moet ik de techniek voor demonstraties testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf op locatie en nogmaals 30 minuten vóór opening. Controleer daarbij stroomvoorziening, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon, luidspreker, beamer, projectiescherm en laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.