Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del agua

Una jornada de puertas abiertas de una compañía de aguas combina visitas guiadas, demostraciones técnicas y atención continua a los visitantes. Para que el día funcione, hay que cerrar primero la fecha, el programa, los permisos y las reservas; después se coordinan las inscripciones, el personal y la logística. Esta checklist reúne 76 tareas y 62 materiales, desde los paneles informativos y las acreditaciones hasta los kits para muestras de agua, el café y el equipo audiovisual.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Comprobar permisos
Hacer reservas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Confirmar las visitas guiadas
Pedir el catering
Preparar la visita técnica
2 personas
Hacer el programa de demostraciones
2 personas
Preparar briefing de ponentes
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Determinar la ruta y los flujos de público
2 personas
Comprobar los paneles informativos
2 personas
Imprimir material promocional
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la entrega de materiales
2 personas
Preparar la ropa y las acreditaciones
Inspeccionar el lugar y las instalaciones
2 personas
Asegurar las áreas de trabajo
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Preparar la prueba de agua
2 personas
Preparar las actividades para niños
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
Colocar los equipos de seguridad
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Demostrar la purificación del agua
2 personas
Explicar la calidad del agua
2 personas
Explicar la red de tuberías
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Coordinar las rondas del quiz
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
3 personas
Coordinar el punto de fotos
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Terminar la última visita guiada
2 personas
Cerrar el registro de visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el material de demostración
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los platos y materiales
2 personas
Recopilar los recibos de gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Procesar los datos de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas altascant. 6
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Bancoscant. 6
Mostrador de recepción
Papeleracant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófono
Altavozcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Kit de calidad del aguacant. 2
Kits de muestras de aguacant. 30
Modelos de demostracióncant. 4
Cámara de fotos
Vallas de seguridadcant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cascos de seguridadcant. 20
Chalecos reflectantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termos de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8
Jarras de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 10

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Folletos del programacant. 300
Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 10
Hojas del quizcant. 150
Premios para el quizcant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las franjas de las visitas guiadas con varias semanas de antelación. Deja tiempo entre grupos para evitar cruces en la ruta y poder reorganizar las entradas si alguien llega tarde.
No dejes los permisos ni la inspección de las instalaciones para la última semana. Comprueba antes las áreas de trabajo, los recorridos, las salidas y las instrucciones de seguridad para visitantes y voluntarios.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el número final al catering con el plazo acordado. Prevé también el servicio de bebidas: calcula aproximadamente dos vasos por visitante durante la jornada, además de café y té para el personal.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cables y regletas. Las demostraciones con kits de calidad y muestras de agua necesitan una mesa preparada y un responsable asignado.
Prepara un punto de recepción visible con acreditaciones, información del programa y control de inscripciones. Revisa por separado la ropa del personal, los paneles, el material promocional y la distribución de mesas, sillas, bancos y papeleras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una compañía de aguas?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, reservar servicios y preparar las invitaciones. La semana final debe servir para confirmar visitantes, personal, catering, materiales y recorridos, no para tomar decisiones básicas.
¿Cuándo se deben confirmar las visitas guiadas?: Confirma las visitas guiadas entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y sus preferencias. Envía después a cada visitante la hora, el punto de encuentro, la duración y las indicaciones de seguridad.
¿Qué equipo técnico hace falta para las demostraciones?: Comprueba como mínimo el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, los cables alargadores y las regletas. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y deja una persona responsable durante cada demostración.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra el recuento definitivo entre 3 y 5 días antes, según el plazo del proveedor. Incluye visitantes inscritos, ponentes, voluntarios y personal, y separa las dietas o alergias recogidas durante la inscripción.

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