Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de Waterleidingbedrijf

Une journée portes ouvertes dans une entreprise de distribution d’eau demande plus qu’un accueil et quelques visites. Il faut coordonner les inscriptions, les parcours guidés, les démonstrations techniques et l’accès aux zones de travail. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au briefing des intervenants. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : flux des visiteurs, signalétique, besoins alimentaires, branchements électriques et sécurité sur site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Confirmer les visites guidées
Commander le catering
Préparer la visite technique
2 personnes
Créer le planning des démonstrations
2 personnes
Préparer le briefing des intervenants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Définir l’itinéraire et les flux du public
2 personnes
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
Imprimer le matériel promotionnel
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la livraison des fournitures
2 personnes
Préparer les vêtements et les badges
Inspecter le site et les installations
2 personnes
Sécuriser les zones de travail
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
Préparer l'épreuve d'eau
2 personnes
Installer les activités pour enfants
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Démontrer la purification de l’eau
2 personnes
Expliquer la qualité de l'eau
2 personnes
Expliquer le réseau des conduites
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer les manches du quiz
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Encadrer le photobooth
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Finaliser la dernière visite guidée
2 personnes
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le matériel de démonstration
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les panneaux et le matériel
2 personnes
Rassembler les notes de frais
Envoyer un message de remerciement
Traiter les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Bancsqté 6
Accueil
Poubellesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleurqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Kit de qualité de l'eauqté 2
Kits d’échantillons d’eauqté 30
Modèles de démonstrationqté 4
Appareil photo
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 20
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Gobelets de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Flyers du programmeqté 300
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 10
Feuilles de quizqté 150
Prix pour le quizqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le nombre maximal de visiteurs par créneau. Prévoyez les visites guidées en groupes distincts afin d’éviter les croisements dans les zones techniques.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les créneaux, commander le catering et adapter l’accueil sans improvisation.
Faites une visite technique au plus tard une semaine avant l’ouverture. Vérifiez l’itinéraire, les zones à sécuriser, les panneaux, les installations électriques et l’emplacement des démonstrations.
Préparez un briefing écrit pour les intervenants et les bénévoles 2 à 3 jours avant. Indiquez les horaires, les rôles, les consignes de sécurité, les points de rassemblement et la personne à appeler en cas de problème.
Contrôlez le matériel la veille, notamment les rallonges, multiprises, microphone, haut-parleur, vidéoprojecteur et kits de démonstration. Comptez aussi les gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts, carafes et thermos avant la livraison.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes d’une entreprise d’eau ?: Commencez la préparation au moins 8 semaines à l’avance pour fixer le programme, vérifier les autorisations et réserver les équipements. Lancez les inscriptions environ 4 semaines avant et confirmez les visites guidées 7 à 10 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations 4 semaines avant la date prévue, puis une relance 10 à 14 jours plus tard. Demandez une réponse avec le créneau de visite et les éventuels besoins alimentaires.
Comment organiser les visites guidées d’une entreprise de distribution d’eau ?: Définissez un itinéraire unique, une durée par groupe et une capacité maximale avant d’ouvrir les inscriptions. Confirmez chaque créneau 7 jours avant, puis affichez le parcours et les consignes à l’accueil le jour J.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Inspectez les installations, sécurisez les zones de travail et vérifiez la signalétique, les branchements et le matériel de démonstration. Contrôlez aussi les livraisons, les badges, les vêtements, les poubelles et les fournitures de restauration.

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