Boodschappenlijst voor een culturele open dag

Voor een culturele open dag heb je meer nodig dan koffie en programmFolders. Bezoekers bewegen tussen rondleidingen, workshops en exposities, terwijl medewerkers inschrijvingen, techniek en catering tegelijk moeten opvangen. Gebruik deze lijst om meubilair, servies, keukenmateriaal, apparatuur en drukwerk tijdig te verzamelen. Tel verbruiksmaterialen op basis van het verwachte bezoekersaantal en reserveer technische hulpmiddelen uiterlijk één week vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerbestekaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Mobiele pinapparatenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12

Workshopmateriaal

Schrijfpadsaantal 80
Balpennenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 30
Kleimattenaantal 20
Boetseerkleiaantal 15
Kwastenaantal 40
Verfpalettenaantal 20
Acrylverfsetsaantal 10

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Naambadgehoudersaantal 150
Programmafoldersaantal 250
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Contantgeldbakjesaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Chocolademelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Croissants - 80 stuks
- Miniquiches - 120 stuks
- Kaassoesjes - 100 stuks
- Vegetarische bladerdeeghapjes - 100 stuks
- Mini loempia's - 100 stuks
- Falafelballetjes - 100 stuks
- Hummus - 6 bakken
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Kruidenkaas - 1 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Minirozijnenbroodjes - 80 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Popcorn - 4 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Vegan brownies - 40 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Wegwerp handschoenen - 4 dozen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Pedaalemmerzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectiemiddel - 8 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Sponsjes - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Papieren handdoekjes - 12 pakken

Tips

Reken voor koffie, thee en water op ongeveer 2 drankmomenten per bezoeker en leg minstens 10% extra kopjes en glazen klaar. Koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen worden vaak pas te laat verdeeld over ontvangst, workshops en expositieruimtes.
Plan per workshop één werkplek per deelnemer en tel voor materiaal minimaal 10% reserve. Verzamel snijplanken, koksmes, schaaltjes, serveertangen en eventuele inductieplaten uiterlijk drie dagen vooraf op één controlelijst.
Zet bij de ingang een tafel met naamkaartjes, programmafolders en duidelijke bewegwijzering naar workshops, rondleidingen en toiletten. Print ongeveer 1,2 programmafolder per aangemelde bezoeker en leg extra exemplaren klaar voor spontane bezoekers.
Test laptops, tablets, mobiele pinapparaten, beamer, projectiescherm, draagbare speakers en microfoons uiterlijk één dag vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Neem per essentieel apparaat de juiste oplader, aansluitkabel en een reservekabel mee.
Stem klaptafels, stoelen, barkrukken, garderoberekken, kledinghangers en afvalbakken af op de publieksstroom. Zet bij de ingang minstens één afvalbak en plaats garderoberekken vóór opening, niet pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een culturele open dag?: Neem per verwachte bezoeker minimaal één koffie- of theekopje, één glas en één bord mee, plus 10% reserve. Voor een open dag met 100 bezoekers betekent dat 110 kopjes, glazen en borden.
Wanneer moet ik apparatuur voor een open dag regelen?: Reserveer beamer, projectiescherm, speakers, microfoons, laptops, tablets en mobiele pinapparaten uiterlijk één week vooraf. Test alles opnieuw één dag voor de open dag in de juiste ruimte.
Hoeveel programmafolders moet ik printen voor een open dag?: Print ongeveer 1,2 folder per aangemelde bezoeker en houd extra exemplaren achter de hand voor spontane bezoekers. Bij 100 aanmeldingen zijn dat 120 folders.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor een open dag regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en bereken daarna de cateringhoeveelheden. Bestel de boodschappen of catering uiterlijk drie werkdagen voor de open dag, met 10% extra voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.