Que prévoir pour une journée portes ouvertes au centre culturel ?

Pour une journée portes ouvertes, il faut prévoir bien plus que des tables et des affiches. Les visiteurs circulent entre plusieurs espaces, participent parfois à un atelier et doivent trouver facilement l’accueil, les salles et les sanitaires. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel de restauration, l’équipement technique et les fournitures nécessaires pour accueillir le public dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Couverts de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 12
Murs photoqté 2
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12

Matériel d'atelier

Bloc-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Crayons de couleurqté 10
Feutres de couleurqté 10
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 30
Tapis d'argileqté 20
Pâte à modelerqté 15
Pinceauxqté 40
Palettes de peintureqté 20
Sets de peinture acryliqueqté 10

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Supports de badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Plateaux pour espècesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait chocolaté - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Croissants - 80 pièces
- Mini-quiches - 120 pièces
- Choux au fromage - 100 pièces
- Feuilletés végétariens - 100 pièces
- Mini nems - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Pop-corn - 4 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Brownies véganes - 40 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants jetables - 4 boîtes
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de poubelle à pédale - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez environ 1 chaise par visiteur assis et quelques sièges supplémentaires pour l’accueil, les présentations et les ateliers. Les tables pliantes sont à compter par espace, en gardant un passage d’au moins 1 mètre.
Pour le café et les boissons, comptez 2 gobelets ou tasses par personne si la journée dure plusieurs heures, puis ajoutez 10 % de marge. Réservez les machines à café, bouilloires et thermos au moins une semaine avant.
Préparez la vaisselle en fonction du catering : comptez au minimum 1 assiette, 1 fourchette, 1 couteau et 1 verre par portion prévue, avec 10 % de pièces supplémentaires pour les remplacements.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et les microphones 2 à 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez aussi les câbles, les prises disponibles et la compatibilité des ordinateurs portables ou tablettes.
Installez les portants, cintres, poubelles et plateaux avant l’arrivée des exposants. Gardez un stock de signalétique et de badges nominatifs à l’accueil : les inscriptions et les changements de dernière minute arrivent souvent le jour même.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins une assiette, un verre, une fourchette et un couteau par portion ou visiteur attendu. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si le public reste plusieurs heures.
Quand commander le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Commandez le mobilier, la vaisselle et le matériel technique au moins 2 à 3 semaines avant la date. Pour les imprimés et les éléments personnalisés, prévoyez plutôt 3 à 4 semaines afin de pouvoir corriger les erreurs.
Quel matériel faut-il pour les ateliers du centre culturel ?: Prévoyez les tables, les chaises, les petits bols, les planches à découper, le couteau de chef et les pinces de service selon le contenu de chaque atelier. Rassemblez et testez tout le matériel au moins 2 jours avant l’ouverture.
Combien de matériel technique prévoir pour les visites et présentations ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur et un écran pour chaque salle de présentation, ainsi que des enceintes et des microphones si le groupe dépasse 20 personnes. Testez chaque installation 2 à 3 jours avant l’événement.

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