Boodschappenlijst voor een inloopavond van de gemeente

Voor een inloopavond van de gemeente heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten zich kunnen registreren, informatie snel vinden en rustig met medewerkers praten. Denk daarom aan een aparte registratietafel, naamkaartjes, informatieborden en pijlen naar de juiste ruimte. Voor presentaties zijn een laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers nodig. Met deze boodschappenlijst controleer je ook de kleine spullen die op de avond zelf vaak ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Baliebord
Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Mini broodjes - 120 stuks
- Volkoren broodjes - 40 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjesmix - 4 zakken
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Vegan broodjes - 12 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Sponzen - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Zet voor de registratie minimaal 1 aparte tafel klaar met naamkaartjes, een bezoekerslijst en een baliebord. Leg schrijfmateriaal en extra naamkaartjes niet in een doos achteraf, maar direct binnen handbereik.
Reken per aangemelde bezoeker op 1 koffiekopje, 1 glas, 1 bord en 1 bestekset wanneer je catering serveert. Neem daarnaast extra servies mee voor onverwachte bezoekers en vervangende exemplaren.
Test de presentatieapparatuur uiterlijk 1 dag vooraf op de plek waar die wordt gebruikt. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen samen; losse onderdelen blijken anders vaak niet op elkaar aan te sluiten.
Koel dranken vóór de inloop en gebruik koelboxen als er geen koelkast vlak bij de zaal staat. Voor koffie en thee zijn koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen nodig, zodat je niet voor elke ronde naar een andere ruimte hoeft.
Hang informatieborden en pijlborden op vóór de tafels en stoelen definitief staan. Plaats bij de ingang een duidelijk informatiepunt en geef informatieramen of thematafels elk een tafelnummer of herkenbaar bord.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik inkopen voor een gemeentelijke inloopavond?: Zorg in elk geval voor koffie- en theebenodigdheden, glazen, borden, bestek, serveerschalen en schenkkan. Voeg registratiespullen, naamkaartjes, informatieborden, pijlborden en techniek zoals een laptop en beamer toe.
Hoeveel kopjes en glazen heb ik nodig voor een inloopavond?: Reken op 1 koffiekopje en 1 glas per verwachte bezoeker wanneer iedereen tegelijk wordt bediend. Houd daarnaast ongeveer 10 procent extra aan voor vervanging en onverwachte inloop.
Welke techniek heb ik nodig voor een informatieavond van de gemeente?: Voor een presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en luidsprekers nodig. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee en test alles uiterlijk 1 dag van tevoren.
Wat vergeten organisatoren vaak bij een inloopavond?: Vaak ontbreken extra naamkaartjes, voldoende bewegwijzering, tafelnummers en stroomvoorziening op de juiste plek. Leg deze spullen uiterlijk op de dag vóór de bijeenkomst apart en controleer ook de toegankelijkheid van de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.