Was du für den offenen Abend der Gemeinde brauchst
Für einen offenen Abend der Gemeinde brauchst du mehr als Getränke und belegte Brote. Besucher müssen sich orientieren, anmelden und einen Sitzplatz finden; außerdem sollten Informationsstände, Technik und Verpflegung rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und rechne bei Geschirr und Getränken einen kleinen Puffer ein. Diese Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Ausstattung so zu prüfen, dass am Veranstaltungstag nichts Grundlegendes fehlt.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- HockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- Empfangsschild
- InfotafelnAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- TischnummernAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- PutzeimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 8 Stück
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrötchen - 40 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 1 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane Aufstriche - 6 Packungen
- Vegane Brötchen - 12 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Handseife - 4 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
Tipps
- Plane bei Geschirr und Namensschildern etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 erwarteten Gästen sind das beispielsweise 88 Tassen, Gläser, Teller und Bestecksets.
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden.
- Lege Technik und Stromversorgung spätestens am Vortag zusammen: Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Teste die gesamte Verbindung einmal mit eingeschaltetem Ton.
- Bereite Informationspakete, Broschüren und Namensschilder nicht erst am Einlass vor. Sortiere sie mindestens einen Tag vorher und richte den Registrierungstisch 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein.
- Vergiss die Orientierung im Gebäude nicht: Empfangsschild, Wegweiser und Infotafeln sollten vor dem Einlass hängen. Prüfe außerdem, ob der Weg vom Eingang bis zu den Informationsständen barrierefrei und eindeutig ausgeschildert ist.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für einen offenen Abend der Gemeinde?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei 60 Gästen brauchst du für die erste Stunde also 120 bis 180 Getränke, plus zusätzlich Wasser und einen kleinen Reservebestand.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Besucher?
- Plane mindestens 55 Tassen, Gläser, Teller und Bestecksets ein, wenn du mit einem Puffer von 10 Prozent arbeitest. Bei einem offenen Kommen und Gehen sind 60 Sets praktischer, damit nicht ständig gespült werden muss.
- Wann sollte ich die Technik für den Gemeindeabend testen?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch. Am Veranstaltungstag solltest du Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher noch einmal 60 Minuten vor dem Einlass einschalten und die Lautstärke prüfen.
- Wann muss ich die Namensschilder und Informationspakete vorbereiten?
- Bereite beides mindestens einen Tag vor dem offenen Abend vor. Lege am Veranstaltungstag 30 bis 45 Minuten vor Beginn eine ausreichende Menge am Registrierungstisch aus und halte leere Ersatzschilder bereit.
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