Que prévoir pour les portes ouvertes de la mairie ?

Pour des portes ouvertes de mairie, les achats ne se limitent pas au café et aux gobelets. Il faut aussi prévoir un accueil identifiable, des badges, des supports d’information et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures avant le jour J, à vérifier les quantités et à éviter les oublis de dernière minute. Adaptez les volumes au nombre d’inscrits et aux horaires d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneau du comptoir
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture vegan - 6 emballages
- Sandwichs vegan - 12 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par visiteur pour une présence de deux heures, puis ajoutez 10 % de marge pour les accompagnants et les personnes qui se resservent.
Pour l’accueil, imprimez un badge par participant inscrit et préparez 10 % de badges vierges supplémentaires pour les visiteurs non prévus ou les erreurs de saisie.
Comptez une tasse et une cuillère par personne pour chaque service de café, avec au moins deux thermos si l’accueil dure plusieurs heures afin d’éviter les files d’attente.
Gardez les rallonges et multiprises dans une caisse séparée du vidéoprojecteur, de l’ordinateur et du micro : prévoyez au minimum une rallonge de secours et vérifiez les prises avant l’installation.
Installez les panneaux indicateurs avant l’ouverture, notamment entre l’entrée, le comptoir d’inscription et les stands. Préparez aussi quelques exemplaires supplémentaires des brochures et dossiers d’information pour les visiteurs de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de badges prévoir pour les portes ouvertes de la mairie ?: Préparez un badge pour chaque personne inscrite et ajoutez une réserve de 10 %. Pour 100 inscrits, imprimez donc 110 badges, dont quelques modèles vierges à compléter sur place.
Quelle quantité de boissons acheter pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si l’événement est ouvert sans inscription obligatoire.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Achetez les boissons 1 à 2 jours avant l’événement pour pouvoir vérifier les quantités. Mettez-les au frais la veille et gardez une partie dans des glacières si les réfrigérateurs de la mairie ne suffisent pas.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel d’accueil ?: Regroupez les badges, brochures, panneaux et fournitures d’accueil au moins 48 heures avant. Le jour même, prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tables, les stands, la signalétique et tester la technique.

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