Boodschappenlijst stakeholderbijeenkomst

Voor een stakeholderbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Naast tafels, stoelen en buffetmateriaal moet je ook rekening houden met registratie, naamkaartjes, programmafolders en techniek. Controleer vooraf of er genoeg servies is voor het aantal aanwezigen en leg dieetmaaltijden apart klaar. Gebruik deze lijst om inkopen, lenen en huren uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Materialen

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 20
Routebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 40 zakjes
- Kruidenthee - 30 zakjes
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 100 stuks
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 30 flessen
- Mineraalwater bruisend - 20 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Pilsener - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Toastjes - 8 pakken
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Kaasplakken - 2 kilo
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini broodjes - 80 stuks
- Belegde broodjes - 50 stuks
- Vegetarische broodjes - 15 stuks
- Gemengde salade - 5 kilo
- Pastasalade - 5 kilo
- Aardappelsalade - 4 kilo
- Vegetarische quiche - 6 stuks
- Kipfilet voor buffet - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 liter
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Papieren servetten - 200 stuks

Tips

Tel per deelnemer één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één koffiekopje; voor een maaltijd heb je daarnaast per persoon een mes en vork nodig. Neem voor wijnglazen alleen het aantal mee dat bij het programma past.
Plan per 10 deelnemers minstens één koffiezetapparaat of waterkoker als koffie en thee tegelijk beschikbaar moeten zijn. Zet koffie, thee, kopjes, lepels en water minstens 15 minuten vóór ontvangst klaar.
Leg voor registratie één naamkaartje en één programmamap per aangemelde deelnemer klaar, plus minstens 10 extra exemplaren voor late aanmeldingen of beschadigde kaartjes. Leg ook meerdere pennen aan de registratietafel.
Test beamer, projectiescherm en presentatieklikker uiterlijk 24 uur vooraf op dezelfde laptop of aansluiting die je tijdens de bijeenkomst gebruikt. Neem minimaal één verlengsnoer en één stekkerdoos mee en controleer de kabellengte in de ruimte.
Richt het buffet pas in nadat de tafelschikking vaststaat: houd een aparte plek voor dieetmaaltijden en zet opscheplepels, serveerbestek en serveerschalen klaar. Controleer de laatste dieetwensen uiterlijk 48 uur vóór de bijeenkomst bij de cateraar.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een stakeholderbijeenkomst met 30 personen?: Reken op 30 stoelen en voldoende tafels, plus minimaal 30 dinerborden, dessertborden, waterglazen, koffiekopjes, messen en vorken. Leg ook 30 naamkaartjes en programmafolders klaar en voeg minstens 3 reserve-exemplaren per materiaal toe.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een stakeholderbijeenkomst?: Gebruik als basis één exemplaar per deelnemer: een dinerbord, dessertbord, waterglas, koffiekopje, mes en vork. Tel voor servies dat tussendoor wordt afgewassen of opnieuw gebruikt 10 tot 15 procent reserve op.
Wanneer moet ik de techniek voor een stakeholderbijeenkomst testen?: Test beamer, projectiescherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 24 uur vooraf. Sluit de presentatie aan op de apparatuur die op de dag zelf wordt gebruikt en doe op locatie nog een korte controle vóór de ontvangst.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een stakeholderbijeenkomst doorgeven?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 48 uur vóór de bijeenkomst en geef het definitieve aantal daarna door aan de cateraar. Controleer bij het buffet welke dieetmaaltijden apart zijn gehouden voordat de gasten gaan eten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.