Einkaufsliste für eine Stakeholder-Besprechung

Für eine Stakeholder-Besprechung brauchst du mehr als Getränke und Präsentationsunterlagen. Neben Tischen und Stühlen müssen Geschirr, Kaffeemaschinen, Technik und Materialien für die Registrierung rechtzeitig bereitliegen. Plane die Mengen anhand der endgültigen Gästeliste und prüfe Sondermahlzeiten spätestens am Vortag. Die vollständige Liste mit 33 benötigten Dingen findest du weiter unten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
DinnermesserAnz. 60
EsstischgabelnAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8

Materialien

NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 60
StifteAnz. 20
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 40 Teebeutel
- Kräutertee - 30 Beutel
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 100 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 30 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 20 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Pilsener - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Toast - 8 Packungen
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Käsescheiben - 2 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Belegte Brötchen - 50 Stück
- Vegetarische Brötchen - 15 Stück
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Nudelsalat - 5 kilo
- Kartoffelsalat - 4 Kilo
- Vegetarische Quiche - 6 Stück
- Hähnchenbrust für das Buffet - 5 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Brownies - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Papierservietten - 200 Stück

Tipps

Rechne bei Geschirr, Wassergläsern und Besteck mit mindestens einem vollständigen Set pro Gast und lege 10 Prozent Reserve dazu. Bei 30 Teilnehmenden sind das 33 Sets.
Plane für Kaffee und Tee mindestens eine Tasse pro Person sowie zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Stelle Kaffeemaschinen und Wasserkocher spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und beide Verlängerungskabel am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. So bleibt Zeit, einen fehlenden Anschluss oder Adapter zu ersetzen.
Bereite Namensschilder und Programmhefte nach der endgültigen Gästeliste vor und lege jeweils ein zusätzliches Exemplar pro zehn Gäste zurück. Stifte am Registrierungstisch werden häufig vergessen; plane mindestens einen Stift je fünf Gäste.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Snacks sowie Sondermahlzeiten getrennt bereit. Kontrolliere die gemeldeten Ernährungswünsche spätestens am Vortag und beschrifte Sondermahlzeiten eindeutig.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Stakeholder-Besprechung?: Du brauchst Mobiliar, Geschirr, Getränke- und Kaffeetechnik, Präsentationstechnik sowie Namensschilder und Programmhefte. Die vollständige Einkaufsliste umfasst 33 Dinge und ist nach Bereichen geordnet.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Plane pro Person ein Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und je ein Besteckset ein. Ergänze mindestens 10 Prozent Reserve, damit verschmutztes oder zusätzlich benötigtes Geschirr nicht zum Engpass wird.
Wann soll ich die Technik für die Besprechung prüfen?: Teste Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Präsentationsdateien sollten bereits am Vortag gesammelt und auf dem verwendeten Gerät geöffnet werden.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte brauche ich?: Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild und ein Programmheft vor. Lege zusätzlich pro zehn Gäste jeweils ein weiteres Exemplar zurück, damit kurzfristige Änderungen abgedeckt sind.

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