Lista de compras para una reunión de stakeholders
Una reunión de stakeholders necesita más que café y una presentación. Hay que preparar el servicio de comida y bebida, la mesa de registro, los materiales impresos y todo lo necesario para que la parte técnica funcione sin interrupciones. Esta lista reúne los elementos del plan, desde platos y copas hasta cables, tarjetas de nombre y equipos de proyección. Calcula las cantidades según el número definitivo de invitados y añade un pequeño margen para reposiciones.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuchillos de cenacant. 60
- Tenedores de cenacant. 60
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Señales de rutacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 40 bolsitas
- Té de hierbas - 30 bolsitas
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 30 botellas
- Agua mineral con gas - 20 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Pilsener - 48 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Tostadas - 8 paquetes
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Baguettes - 12 unidades
- Mini panecillos - 80 unidades
- Bocadillos - 50 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 15 unidades
- Ensalada mixta - 5 kilos
- Ensalada de pasta - 5 kilo
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Quiche vegetariana - 6 unidades
- Pechuga de pollo para el buffet - 5 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Brownies - 60 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Servilletas de papel - 200 unidades
Consejos
- Calcula la vajilla para todas las personas confirmadas y añade un 10 % de margen: para 40 asistentes, prepara al menos 44 platos, vasos y cubiertos de uso habitual.
- Para una reunión de media jornada, cuenta con 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Enfría una parte antes de abrir el espacio y deja el resto como reserva.
- Prepara entre un 10 % y un 15 % más de folletos del programa y tarjetas de nombre que el número definitivo de invitados. Así cubres inscripciones de última hora y tarjetas dañadas.
- Prueba el proyector, la pantalla, el clic de presentación, los cables alargadores y las regletas al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes. Lleva cables de repuesto si el espacio tiene varias zonas de conexión.
- Comprueba las comidas especiales cuando cierres la lista de invitados, como mínimo 48 horas antes. Sepáralas y etiquétalas antes de montar el buffet para no mezclarlas con el servicio general.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una reunión de stakeholders?
- Calcula una unidad por persona para cada pieza que se use una sola vez y añade un 10 % de margen. Para 40 invitados, prepara al menos 44 platos, vasos y cubiertos correspondientes.
- ¿Cuántas bebidas compro para una reunión de stakeholders?
- Como referencia, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona por cada hora adicional. Para 40 personas en una reunión de 3 horas, serían unas 160 bebidas en total, ajustando según el catering y el tipo de bebida.
- ¿Cuándo preparo las tarjetas de nombre y los folletos?
- Imprime y organiza ambos materiales entre 24 y 48 horas antes, cuando la lista definitiva de invitados ya esté cerrada. Prepara un 10 % o 15 % extra para cambios de última hora.
- ¿Cuándo debo probar el equipo de presentación?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba la conexión del proyector, la pantalla, el clic, los cables alargadores y las regletas con los archivos finales.
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