Que faut-il prévoir pour une réunion de parties prenantes ?

Pour une réunion de parties prenantes, prévoyez à la fois l’accueil, le buffet, le matériel de présentation et l’orientation des invités. La quantité de vaisselle dépend du nombre de participants, mais comptez une assiette par repas et 10 % de réserve. Les boissons, le café et les supports imprimés sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à acheter et rassembler le nécessaire avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 60
Fourchettes de tableqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8

Matériel

Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 20
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 40 sachets
- Tisane - 30 sachets
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 30 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 20 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Pilsener - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Toast - 8 paquets
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pains - 80 pièces
- Sandwiches garnis - 50 pièces
- Sandwichs végétariens - 15 pièces
- Salade composée - 5 kilos
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Blanc de poulet pour buffet - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Serviettes en papier - 200 pièces

Conseils

Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert et un verre à eau par invité, plus environ 10 % de pièces supplémentaires pour les remplacements et les oublis.
Pour le café, comptez au moins une tasse par personne et préparez deux machines à café ou bouilloires si la réunion accueille plus de 30 participants, afin d’éviter une file à l’accueil.
Imprimez un programme par participant et ajoutez 10 % d’exemplaires en réserve. Gardez aussi un stylo pour deux invités à la table d’inscription.
Vérifiez le matériel de présentation au moins 24 heures avant la réunion : vidéoprojecteur, écran, cliqueur, rallonges et multiprises doivent être compatibles et testés ensemble.
Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez une table de buffet distincte de la table d’inscription pour éviter les bouchons dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau et, si du vin est servi, un verre à vin par personne. Ajoutez 10 % de réserve, soit 55 pièces pour 50 participants.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Préparez un programme et un badge nominatif pour chaque participant confirmé. Ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires : pour 50 personnes, imprimez 55 programmes et préparez 55 badges.
Quand faut-il acheter et mettre les boissons au frais ?: Faites les courses au plus tard la veille et mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début de la réunion. Gardez une réserve non réfrigérée pour les réassorts pendant le buffet.
Quand tester le vidéoprojecteur et les branchements ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’événement. Refaites un contrôle de 15 minutes juste avant l’arrivée des invités.

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