Wandelweek organiseren: checklist en planning
Een wandelweek vraagt meer voorbereiding dan alleen routes uitzetten. Je regelt veilige trajecten, start- en finishlocaties, rustpunten, vrijwilligers, deelnemersinformatie en materialen voor onderweg. Begin met de routes en veiligheidscontrole, leg daarna vergunningen, locaties en bezetting vast. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, sorteren en klaarzetten: van routepijlen en startnummers tot gekoelde dranken en bevoorrading van de rustpunten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wandelroutes vastleggen
2 personen
Routes op veiligheid controleren
3 personen
Start- en finishlocaties bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Rustpunten vastleggen
2 personen
EHBO-contacten vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Routekaarten laten drukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
5 personen
Rustpunten bevoorraden
4 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Einddag voorbereiden
3 personen
Herinneringen klaarleggen
2 personen
Event
Aanmeldbalie openen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startinstructie geven
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishers afvinken
2 personen
Medewerkerspauzes verzorgen
Dagroute opnieuw controleren
2 personen
Dagelijkse startbalie openen
3 personen
Dagelijkse wandelstart begeleiden
3 personen
Dagelijks rustpunt bemannen
3 personen
Dagelijks finishers registreren
2 personen
Routepijlen verplaatsen
4 personen
Dagelijkse bevoorrading aanvullen
3 personen
Wandelaars informeren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Dagelijkse route vrijgeven
2 personen
Waterpunten controleren
3 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Slotwandeling begeleiden
5 personen
Herinneringen uitdelen
2 personen
Laatste deelnemers afmelden
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Routeborden en linten reinigen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 4
- Balietafelsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Megafoonaantal 2
- Portofoonsaantal 8
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 180
- Routebordenaantal 24
- Markeerlintaantal 12
- Startnummersaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Routekaartenaantal 250
- Nooddekensaantal 20
- Wandelstokkenaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- dienbladenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Catering
- Herinneringsmedaillesaantal 250
- Naamstickersaantal 300
- Boodschappen
Tips
- Controleer elke route minstens één keer volledig op veiligheid voordat je routekaarten laat drukken. Noteer omleidingen, lastige oversteekplaatsen en plekken waar routepijlen extra nodig zijn.
- Leg rustpunten niet alleen vast op papier, maar maak per punt een bevoorradingslijst. Plan water, dranken, bekers, thermoskannen en afvalbakken per locatie en controleer dit uiterlijk een week vooraf.
- Maak het vrijwilligersrooster zodra de aanmeldingen binnenkomen. Bezet startbalie, rustpunten, routecontrole en finish afzonderlijk; houd per onderdeel minimaal één reservepersoon achter de hand.
- Sorteer routepijlen, routeborden, markeerlint en routekaarten per route in aparte stapels. Zo voorkom je op de opbouwdag dat materiaal van verschillende wandelingen door elkaar raakt.
- Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag voor de start. Test megafoon, portofoons, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen en zet startpakketten en startnummers per deelnemer klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelweek organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met routes, locaties, vergunningen en meldingen. Plan de vrijwilligerswerving en uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de start de deelnemersinformatie kunt versturen.
- Wanneer moet ik de wandelroutes controleren?
- Controleer elke route minimaal 2 keer: eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw kort voor de wandelweek. Doe de laatste controle uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je nog routekaarten, pijlen en informatie kunt aanpassen.
- Hoeveel rustpunten heb ik nodig tijdens een wandelweek?
- Plan minimaal 1 rustpunt per wandelroute en voeg een tweede toe wanneer een route meerdere uren duurt of weinig voorzieningen heeft. Leg per rustpunt minstens 1 bevoorradings- en 1 verantwoordelijke vrijwilliger vast.
- Wanneer moet ik routepijlen en startpakketten klaarzetten?
- Sorteer routepijlen en stel startpakketten uiterlijk 1 dag voor de start samen. Zet de pijlen pas op de route volgens het afgesproken tijdschema, zodat ze niet te vroeg verdwijnen of beschadigen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!