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Organiser une semaine de randonnée sans rien oublier

Une semaine de randonnée demande plus qu’un choix de parcours. Il faut sécuriser chaque itinéraire, obtenir les autorisations, coordonner les bénévoles et préparer l’accueil des participants. Cette checklist regroupe 62 tâches et 44 équipements, de la première reconnaissance du terrain au réassort des points de repos. Suis l’ordre général du planning pour éviter les oublis fréquents : informations envoyées trop tard, balisage incomplet ou matériel non vérifié la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir les itinéraires de randonnée

    2 personnes

  • Vérifier la sécurité des parcours

    3 personnes

  • Déterminer les lieux de départ et d’arrivée

    2 personnes

  • Déposer les autorisations et déclarations

  • Définir les espaces de repos

    2 personnes

  • Consigner les contacts de premiers secours

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

    2 personnes

  • Faire imprimer les cartes d’itinéraire

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Établir le planning des bénévoles

  • Confirmer les réservations

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Trier les flèches de parcours

    2 personnes

  • Composer les kits de démarrage

    4 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Aménager le bureau de départ

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    5 personnes

  • Réapprovisionner les points de repos

    4 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Préparer la dernière journée

    3 personnes

  • Préparer les souvenirs

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le comptoir d'accueil

    3 personnes

  • Distribuer les kits de départ

    3 personnes

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Tenir le point de repos

    3 personnes

  • Assurer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Cocher les arrivants

    2 personnes

  • Prévoir les pauses du personnel

  • Revérifier l’itinéraire de la journée

    2 personnes

  • Ouvrir le point d'accueil quotidien

    3 personnes

  • Animer le départ quotidien des randonnées

    3 personnes

  • Tenir le point de repos quotidien

    3 personnes

  • Enregistrer quotidiennement les arrivants

    2 personnes

  • Déplacer les flèches d’itinéraire

    4 personnes

  • Réapprovisionner les fournitures quotidiennes

    3 personnes

  • Informer les randonneurs

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Libérer l’itinéraire quotidien

    2 personnes

  • Vérifier les points d’eau

    3 personnes

  • Accompagner les participants

    4 personnes

  • Encadrer la marche de clôture

    5 personnes

  • Distribuer des souvenirs

    2 personnes

  • Enregistrer les derniers participants

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    5 personnes

  • Démonter les tentes et le mobilier

    5 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Remettre le lieu propre

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Nettoyer les panneaux d’itinéraire et les rubans

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de bièreqté 4
  • Tables d’accueilqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Mégaphoneqté 2
  • Talkies-walkiesqté 8

Matériel de sport

  • Flèches de directionqté 180
  • Panneaux de directionqté 24
  • Ruban de balisageqté 12
  • Numéros de départqté 250
  • Braceletsqté 250
  • Presse-papiersqté 8
  • Stylosqté 30
  • Cartes d'itinéraireqté 250
  • Couvertures de survieqté 20
  • Bâtons de marcheqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 8
  • Carafes d’eauqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Louchesqté 8
  • plateauxqté 8
  • Pains de glaceqté 24

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Épongesqté 12
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

  • Médailles souvenirqté 250
  • Étiquettes nominativesqté 300
  • Courses

Conseils

  • Commence par valider les itinéraires, les points de départ et d’arrivée, ainsi que les zones de repos. Prévois cette vérification plusieurs semaines avant le début de la randonnée, car les autorisations et déclarations peuvent prendre du temps.
  • Envoie les informations pratiques après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Indique clairement les horaires, les lieux de rendez-vous, les cartes d’itinéraire et les contacts de premiers secours.
  • Prépare un planning précis des bénévoles avec au moins une personne pour l’accueil, le départ, chaque point de repos et la coordination terrain. Confirme les disponibilités avant d’imprimer les dossards et de composer les kits de démarrage.
  • Trie les flèches, panneaux et rubans de balisage par itinéraire avant l’installation. Vérifie aussi les talkies-walkies, le mégaphone, les rallonges et les multiprises avant le montage des tentes et des tables.
  • Refroidis les boissons et réapprovisionne les points de repos selon les passages prévus, plutôt qu’une seule fois le matin. Garde des gobelets, carafes d’eau, thermos et couvertures de survie accessibles à chaque équipe de terrain.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine de randonnée ?
Commence plusieurs semaines avant le départ, dès que les itinéraires et les lieux d’accueil sont définis. Les autorisations, déclarations, réservations et inscriptions doivent être traitées avant de finaliser les horaires et le matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une semaine de randonnée ?
Le nombre dépend du nombre de parcours et de points de repos, mais prévois au minimum une équipe pour l’accueil, une personne par point de repos et des responsables de parcours. Établis un planning par créneau afin d’éviter les postes sans remplacement pendant plusieurs heures.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoie les informations pratiques après confirmation de l’inscription et au plus tard quelques jours avant le départ. Rappelle les lieux, horaires, itinéraires, équipements utiles et contacts d’urgence, puis prévois une réponse aux changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée ?
Vérifie les cartes, dossards, kits de démarrage, flèches, panneaux, ruban de balisage et moyens de communication. Contrôle aussi les tentes, tables, chaises, glacières, boissons et réservations avant l’installation du jour suivant.

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