Wanderwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Wanderwoche müssen Strecke, Sicherheit und Versorgung früh zusammenpassen. Lege zuerst die Wanderstrecken sowie Start- und Zielorte fest und prüfe jede Route auf Sicherheit. Danach folgen Genehmigungen, Helfer, Anmeldungen und Teilnehmerinformationen. Kurz vor dem Start geht es um Routenpläne, Startnummern, Wegweiser, gekühlte Getränke und vorbereitete Ruhepunkte. Diese Checkliste ordnet die 62 Aufgaben so, dass am Veranstaltungstag nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wanderstrecken festlegen
2 Personen
Routen auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Start- und Zielorte festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakte festhalten
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Routenpläne drucken lassen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Reservierungen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Starttheke einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
5 Personen
Ruhezonen versorgen
4 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Endtag vorbereiten
3 Personen
Erinnerungen bereitlegen
2 Personen

Event

Anmeldebereich öffnen
3 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startanweisung geben
2 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Finisher abhaken
2 Personen
Mitarbeiterpausen organisieren
Tagesroute erneut prüfen
2 Personen
Tägliche Startanmeldung öffnen
3 Personen
Täglichen Wanderstart begleiten
3 Personen
Tägliche Ruhezone betreuen
3 Personen
Täglich Finisher erfassen
2 Personen
Wegweiser versetzen
4 Personen
Tägliche Vorräte auffüllen
3 Personen
Wanderer informieren
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Tägliche Route freigeben
2 Personen
Wasserstellen kontrollieren
3 Personen
Teilnehmende betreuen
4 Personen
Abschlusswanderung begleiten
5 Personen
Erinnerungen verteilen
2 Personen
Letzte Teilnehmende abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
5 Personen
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Wegweiser und Bänder reinigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
TischplattenAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 180
WegweiserAnz. 24
AbsperrbandAnz. 12
StartnummernAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
RoutenpläneAnz. 250
NotfalldeckenAnz. 20
GehstöckeAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Catering

ErinnerungsmedaillenAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 300
Einkäufe

Tipps

Prüfe jede Wanderstrecke frühzeitig zu Fuß oder anhand aktueller Informationen und markiere Gefahrenstellen. Plane außerdem Ruhepunkte und Erste-Hilfe-Kontakte, bevor du die Einladungen verschickst.
Reiche Genehmigungen und Meldungen nicht erst kurz vor der Wanderwoche ein. Halte dafür einen Vorlauf von mindestens vier bis sechs Wochen ein und bestätige Reservierungen schriftlich.
Erfasse bei der Anmeldung neben der Teilnehmerzahl auch Ernährungswünsche und besondere Hinweise. Verschicke die gesammelten Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor dem Start.
Ordne Wegweiser, Absperrband, Routenpläne und Startnummern nach Strecke und Einsatzort. So können Helfer am Veranstaltungstag alles ohne langes Suchen verteilen.
Kühle Getränke rechtzeitig und richte pro Ruhepunkt Wasserkannen, Thermoskannen sowie Becher ein. Baue Partyzelte, Tische und Stühle mit mindestens zwei Stunden Puffer vor dem ersten Start auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Wanderwoche organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Genehmigungen und Meldungen sollten mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin eingereicht werden, damit Änderungen an den Strecken noch möglich sind.
Wann sollte ich die Wanderstrecken festlegen?: Lege die Strecken spätestens sechs bis acht Wochen vor der Wanderwoche fest. Danach bleibt genug Zeit für die Sicherheitsprüfung, Start- und Zielorte, Ruhepunkte, Routenpläne und die Beschilderung.
Wann verschicke ich die Teilnehmerinformationen?: Sende die Informationen spätestens sieben Tage vor dem Start. Führe darin Start- und Zielorte, Routenpläne, Hinweise zu Ruhepunkten und wichtige Erste-Hilfe-Kontakte auf.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau am Start?: Plane mindestens zwei Stunden für Starttheke, Zelte, Tische, Stühle, Wegweiser und Getränke ein. Bei mehreren Strecken oder vielen Helfern ist ein zusätzlicher Puffer von 30 Minuten sinnvoll.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.