Zo organiseer je een wandelvierdaagse

Een wandelvierdaagse organiseren begint niet bij de inschrijving, maar bij de datum, routes en startlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, rust- en waterpunten en voldoende vrijwilligers. Plan de praktische voorbereiding ruim vooruit: routeborden, startnummers, EHBO-materialen en medaillelinten worden vaak te laat besteld. In de laatste weken draait alles om indeling, briefing en controle. Met deze volgorde houd je overzicht van eerste besluit tot finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en routes vastleggen
3 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Routes controleren
4 personen
6
Rustpunten vastleggen
2 personen
7
Waterpunten vastleggen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Verzekeringsgegevens controleren
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Routekaarten maken
2 personen
16
Startnummers bestellen
17
Medaillelinten bestellen
18
EHBO-materialen inkopen
19
Drukwerk laten maken
20
Routeborden voorbereiden
3 personen
21
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
22
Vrijwilligers informeren
2 personen
23
Boodschappen bestellen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Materialen controleren
3 personen
26
Routeborden klaarleggen
3 personen
27
Boodschappen ophalen
2 personen

Event

28
Startterrein afzetten
4 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Inschrijfbalies inrichten
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Route uitzetten
6 personen
34
Rustpunten inrichten
6 personen
35
Waterpunten bevoorraden
6 personen
36
Deelnemers registreren
6 personen
37
Startnummers uitdelen
4 personen
38
Deelnemers informeren
2 personen
39
Start begeleiden
6 personen
40
Stempelpost bemannen
2 personen
41
Dranken bijvullen
4 personen
42
Fruit uitdelen
3 personen
43
Eindpunt begeleiden
4 personen
44
Deelnemers afmelden
3 personen
45
Dagmedailles uitdelen
3 personen
46
EHBO-punt bemannen
2 personen
47
Route opnieuw uitzetten
6 personen
48
Rustpunten opnieuw bevoorraden
6 personen
49
Startbalies openen
4 personen
50
Deelnemers afvinken
4 personen
51
Tweede wandeldag starten
5 personen
52
Stempelpost bemannen
2 personen
53
Rustpunten bemannen
6 personen
54
Dranken bijvullen
4 personen
55
Eindpunt begeleiden
4 personen
56
Dagmedailles uitdelen
3 personen
57
EHBO-punt bemannen
2 personen
58
Route opnieuw uitzetten
6 personen
59
Rustpunten opnieuw bevoorraden
6 personen
60
Derde wandeldag starten
5 personen
61
Stempelpost bemannen
2 personen
62
Rustpunten bemannen
6 personen
63
Dranken bijvullen
4 personen
64
Eindpunt begeleiden
4 personen
65
Dagmedailles uitdelen
3 personen
66
EHBO-punt bemannen
2 personen
67
Laatste route uitzetten
6 personen
68
Finishboog opbouwen
4 personen
69
Rustpunten bevoorraden
6 personen
70
Vierde wandeldag starten
5 personen
71
Stempelpost bemannen
2 personen
72
Rustpunten bemannen
6 personen
73
Dranken bijvullen
4 personen
74
Finishers verwelkomen
6 personen
75
Vierdaagsem themedals uitdelen
4 personen
76
Finishfoto's begeleiden
2 personen
77
EHBO-punt bemannen
2 personen

Nazorg

78
Routeborden ophalen
4 personen
79
Afval verzamelen
4 personen
80
Startterrein schoonmaken
4 personen
81
Routeborden ophalen
4 personen
82
Afval verzamelen
4 personen
83
Startterrein schoonmaken
4 personen
84
Routeborden ophalen
4 personen
85
Afval verzamelen
4 personen
86
Startterrein schoonmaken
4 personen
87
Routeborden ophalen
6 personen
88
Materialen sorteren
4 personen
89
Terrein opruimen
8 personen
90
Servies afwassen
3 personen
91
Afval afvoeren
3 personen
92
Huurmaterialen retourneren
2 personen
93
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
94
Routeborden schoonmaken
2 personen
95
Inschrijfgegevens archiveren
96
Gevonden voorwerpen registreren
97
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Afzethekkenaantal 24
Klapbankenaantal 10

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 180
Routebordenaantal 40
Kabelbindersaantal 500
Markeerstiftenaantal 24
Landkaartenaantal 12
Routeboekjesaantal 600

Registratie

Startnummersaantal 600
Startnummerhoudersaantal 600
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 40
Registratieformulierenaantal 700
Stempelsaantal 8
Stempelkussensaantal 12
Polsbandjesaantal 700

Sportmateriaal

Wandelmedaillesaantal 2400
Finishmedaillesaantal 600
Medaillelintenaantal 3000
Krattenaantal 24
Koelboxenaantal 12
Watertanksaantal 16
Drinkwaterkranenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 1200
Herbruikbare bordenaantal 400
Herbruikbaar bestekaantal 500
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 12
Waterkannenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Broodmessenaantal 8
Serveerlepelsaantal 12
Tangenaantal 12
Thermometersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Opvouwbare brancardsaantal 2
IJscompresdozenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 30
Handgelstationsaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Zaklampenaantal 20
Batterijenaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 8
Droogdoekenaantal 24
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, routes en startlocatie eerst vast. Controleer daarna elke route opnieuw en regel vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Plan per route meerdere rust- en waterpunten en wijs vooraf een vrijwilliger aan die de bevoorrading controleert. Zo ontdek je niet pas tijdens de wandeling dat een punt zonder water zit.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf en geef verkeersregelaars en routeposten een korte briefing. Vermeld per post de route, het tijdstip, de portofoon en wie bij problemen beslist.
Bestel startnummers, routeboekjes, routepijlen en medaillelinten ruim voor de start. Sorteer startnummers per dag of afstand en controleer alle materialen minimaal één dag vooraf.
Richt de start- en finishlocatie in met aparte tafels voor registratie, informatie en medailles. Test microfoons, megafoons, portofoons en oplaadstations vóór de eerste wandelaars arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelvierdaagse organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met datum, routes en startlocatie. Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan; de benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelvierdaagse?: Tel per rust- of waterpunt minimaal 2 vrijwilligers en reserveer daarnaast mensen voor registratie, routecontrole, verkeer en de finish. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week voor de start, inclusief vervangers.
Wanneer bestel je startnummers en medailles?: Bestel startnummers, medaillelinten en wandel- of finishmedailles zodra je een betrouwbare inschatting van het aantal deelnemers hebt. Houd minimaal 3 tot 4 weken speling voor levering, sorteren en een controle op aantallen.
Wat moet je de dag voor een wandelvierdaagse controleren?: Controleer minimaal 1 dag vooraf de routeborden, routepijlen, startnummers, registratieformulieren, EHBO-materialen en communicatieapparatuur. Loop ook na of rust- en waterpunten, vrijwilligers en verkeersregelaars bevestigd zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.