Organiser quatre jours de marche sans perdre le fil

Pour quatre jours de marche, commencez par verrouiller les dates et les itinéraires avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, les mesures de circulation et les points de repos doivent être réglés assez tôt pour éviter de revoir le parcours au dernier moment. Ensuite, structurez les inscriptions, les besoins alimentaires et l’assurance, puis répartissez les bénévoles par zone. La dernière semaine sert surtout à contrôler le balisage, les numéros de départ, les moyens de communication et le matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Demander les autorisations
4
Demander des mesures de circulation
5
Vérifier les itinéraires
4 personnes
6
Définir les espaces de repos
2 personnes
7
Définir les points d’eau
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier les informations d'assurance
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer les plans d’accès
2 personnes
16
Commander les dossards
17
Commander les rubans de médailles
18
Acheter le matériel de premiers secours
19
Faire réaliser les imprimés
20
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
21
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
22
Informer les bénévoles
2 personnes
23
Commander les courses
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Vérifier le matériel
3 personnes
26
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
27
Récupérer les courses
2 personnes

Événement

28
Balisage de la zone de départ
4 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les comptoirs d’inscription
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Tracer l’itinéraire
6 personnes
34
Aménager des points de repos
6 personnes
35
Approvisionner les points d’eau
6 personnes
36
Enregistrer les participants
6 personnes
37
Distribuer les dossards
4 personnes
38
Informer les participants
2 personnes
39
Commencer l’encadrement
6 personnes
40
Tenir le poste de tampon
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
42
Distribuer les fruits
3 personnes
43
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
44
Désinscrire les participants
3 personnes
45
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
46
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
47
Redéfinir l'itinéraire
6 personnes
48
Réapprovisionner les zones de repos
6 personnes
49
Ouvrir les comptoirs d’accueil
4 personnes
50
Cocher les participants
4 personnes
51
Lancer le deuxième jour de marche
5 personnes
52
Tenir le poste de tampon
2 personnes
53
Tenir les points de repos
6 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
55
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
56
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
57
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
58
Redéfinir l'itinéraire
6 personnes
59
Réapprovisionner les zones de repos
6 personnes
60
Lancer la troisième journée de marche
5 personnes
61
Tenir le poste de tampon
2 personnes
62
Tenir les points de repos
6 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
64
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
65
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
66
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
67
Mettre en place le dernier itinéraire
6 personnes
68
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
69
Réapprovisionner les points de repos
6 personnes
70
Lancer le quatrième jour de marche
5 personnes
71
Tenir le poste de tampon
2 personnes
72
Tenir les points de repos
6 personnes
73
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
74
Accueillir les finishers
6 personnes
75
Distribuer les médailles thématiques de Vierdaagse
4 personnes
76
Encadrer les photos d’arrivée
2 personnes
77
Tenir le point de premiers secours
2 personnes

Suivi

78
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
79
Rassembler les déchets
4 personnes
80
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
81
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
82
Rassembler les déchets
4 personnes
83
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
84
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
85
Rassembler les déchets
4 personnes
86
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
87
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
88
Trier les matériaux
4 personnes
89
Ranger le site
8 personnes
90
Faire la vaisselle
3 personnes
91
Évacuer les déchets
3 personnes
92
Retourner les matériels de location
2 personnes
93
Ranger le stock restant
2 personnes
94
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes
95
Archiver les données d’inscription
96
Enregistrer les objets trouvés
97
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Barrières de sécuritéqté 24
Bancs pliantsqté 10

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 40
Serre-câblesqté 500
Marqueursqté 24
Cartes géographiquesqté 12
Livrets de parcoursqté 600

Inscription

Numéros de départqté 600
Porte-dossardsqté 600
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 700
Tamponsqté 8
Tampons encreursqté 12
Braceletsqté 700

Matériel de sport

Médailles de marcheqté 2400
Médailles de finisherqté 600
Rubans de médailleqté 3000
Caissesqté 24
Glacièresqté 12
Réservoirs d’eauqté 16
Robinets d’eau potableqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 1200
Assiettes réutilisablesqté 400
Couverts réutilisablesqté 500
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 12
Carafes d’eauqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux à painqté 8
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 12
Thermomètresqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Brancards pliantsqté 2
Boîtes de compresses glacéesqté 8
Gilets de sécuritéqté 30
Stations de gel hydroalcooliqueqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 20
Pilesqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 8
Torchonsqté 24
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les itinéraires et vérifiez-les sur le terrain avant de réserver définitivement le lieu de départ. Prévoyez aussi les espaces de repos et les points d’eau pour chacun des quatre jours.
Lancez les demandes d’autorisation et de circulation plusieurs semaines avant le départ. Attendre la publication des inscriptions pour s’en occuper peut obliger à modifier le parcours ou les horaires.
Clôturez les inscriptions avec une date précise, puis regroupez les besoins alimentaires et les informations d’assurance. Ces données doivent être disponibles avant la répartition des bénévoles.
Donnez à chaque bénévole une zone, une mission et un moyen de contact. Pour les postes éloignés, prévoyez des talkies-walkies ou des mégaphones et testez-les avant le premier jour.
Préparez le balisage et les documents au plus tard la veille : flèches, panneaux, cartes, livrets, numéros de départ et listes d’inscrits. Vérifiez aussi les tentes, tables, barrières, trousses de premiers secours et caisses avant leur chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de marche ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le premier jour. Les itinéraires, autorisations de circulation et réservations doivent être traités en premier, car ils conditionnent les inscriptions et l’organisation des bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une marche de quatre jours ?: Ouvrez-les dès que les dates, le parcours principal et les conditions d’accueil sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le départ pour trier les numéros et préparer les listes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour quatre jours de marche ?: Répartissez les bénévoles par fonction et par zone plutôt que de prévoir un seul groupe général. Comptez au minimum une personne responsable de chaque point de repos, de chaque poste de circulation et de l’accueil au départ, puis ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les absences.
Quand vérifier le matériel et le balisage ?: Faites un contrôle complet 2 à 3 jours avant le départ, puis une dernière vérification la veille. Testez les moyens de communication, comptez les numéros de départ et assurez-vous que les flèches, panneaux et serre-câbles correspondent bien à chaque itinéraire.

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