Cómo organizar una jornada de senderismo de 4 días

Una jornada de senderismo de cuatro días se organiza por fases: primero se fijan las rutas y los permisos, después se cierra la logística y finalmente se prepara la operación sobre el terreno. El trabajo no termina al publicar las inscripciones: hay que controlar preferencias dietéticas, seguros, puntos de agua y equipos de voluntariado. También conviene probar cada recorrido y comprobar el material antes de que llegue el primer grupo. Este plan reúne las tareas necesarias para avanzar en ese orden sin dejar decisiones críticas para la última semana.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y rutas
3 personas
2
Reservar la ubicación de salida
3
Solicitar permisos
4
Solicitar medidas de tráfico
5
Comprobar las rutas
4 personas
6
Definir los puntos de descanso
2 personas
7
Registrar puntos de agua
2 personas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Comprobar los datos del seguro
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Crear mapas de ruta
2 personas
16
Pedir dorsales
17
Encargar cintas de medalla
18
Comprar material de primeros auxilios
19
Encargar material impreso
20
Preparar señales de ruta
3 personas
21
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
22
Informar a los voluntarios
2 personas
23
Pedir la compra
24
Ordenar los dorsales
2 personas
25
Comprobar los materiales
3 personas
26
Preparar señales de ruta
3 personas
27
Recoger la compra
2 personas

Evento

28
Delimitar el área de salida
4 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Montar los mostradores de inscripción
3 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Trazar la ruta
6 personas
34
Montar zonas de descanso
6 personas
35
Abastecer los puntos de agua
6 personas
36
Registrar a los participantes
6 personas
37
Repartir dorsales
4 personas
38
Informar a los participantes
2 personas
39
Guiar la salida
6 personas
40
Atender el puesto de sellado
2 personas
41
Rellenar las bebidas
4 personas
42
Repartir fruta
3 personas
43
Guiar hasta el punto final
4 personas
44
Dar de baja a participantes
3 personas
45
Repartir medallas del día
3 personas
46
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
47
Volver a trazar la ruta
6 personas
48
Reabastecer los puntos de descanso
6 personas
49
Abrir los mostradores de salida
4 personas
50
Marcar a los participantes
4 personas
51
Comenzar el segundo día de caminata
5 personas
52
Atender el puesto de sellado
2 personas
53
Atender los puntos de descanso
6 personas
54
Rellenar las bebidas
4 personas
55
Guiar hasta el punto final
4 personas
56
Repartir medallas del día
3 personas
57
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
58
Volver a trazar la ruta
6 personas
59
Reabastecer los puntos de descanso
6 personas
60
Iniciar el tercer día de caminata
5 personas
61
Atender el puesto de sellado
2 personas
62
Atender los puntos de descanso
6 personas
63
Rellenar las bebidas
4 personas
64
Guiar hasta el punto final
4 personas
65
Repartir medallas del día
3 personas
66
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
67
Trazar la ruta final
6 personas
68
Montar el arco de meta
4 personas
69
Abastecer los puntos de descanso
6 personas
70
Iniciar el cuarto día de caminata
5 personas
71
Atender el puesto de sellado
2 personas
72
Atender los puntos de descanso
6 personas
73
Rellenar las bebidas
4 personas
74
Recibir a los finalistas
6 personas
75
Repartir medallas temáticas de Vierdaagsem
4 personas
76
Coordinar las fotos de la meta
2 personas
77
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas

Seguimiento

78
Recoger los carteles de ruta
4 personas
79
Recoger la basura
4 personas
80
Limpiar la zona de salida
4 personas
81
Recoger los carteles de ruta
4 personas
82
Recoger la basura
4 personas
83
Limpiar la zona de salida
4 personas
84
Recoger los carteles de ruta
4 personas
85
Recoger la basura
4 personas
86
Limpiar la zona de salida
4 personas
87
Recoger los carteles de ruta
6 personas
88
Clasificar los materiales
4 personas
89
Limpiar el recinto
8 personas
90
Lavar la vajilla
3 personas
91
Retirar los residuos
3 personas
92
Devolver el material alquilado
2 personas
93
Guardar el stock restante
2 personas
94
Limpiar los carteles de ruta
2 personas
95
Archivar los datos de inscripción
96
Registrar objetos perdidos
97
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Vallas de separacióncant. 24
Bancos plegablescant. 10

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material para la ruta

Flechas de rutacant. 180
Señales de rutacant. 40
Bridascant. 500
Rotuladores fosforescentescant. 24
Mapas del recintocant. 12
Folletos de rutacant. 600

Registro

Dorsalescant. 600
Portadorsalescant. 600
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Formularios de registrocant. 700
Selloscant. 8
Tampones para sellarcant. 12
Pulserascant. 700

Material deportivo

Medallas de caminatacant. 2400
Medallas de metacant. 600
Cintas de medallacant. 3000
Cajonescant. 24
Neveras portátilescant. 12
Depósitos de aguacant. 16
Grifos de agua potablecant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 1200
Platos reutilizablescant. 400
Cubiertos reutilizablescant. 500
Jarras de cafécant. 8
Termoscant. 12
Jarras de aguacant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de pancant. 8
Cucharones de servircant. 12
Pinzascant. 12
Termómetroscant. 4

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Camillas plegablescant. 2
Cajas de compresas fríascant. 8
Chalecos reflectantescant. 30
Puestos de gel hidroalcohólicocant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Linternascant. 20
Bateríascant. 80

Limpieza

Papeleracant. 20
Pinzas para residuoscant. 8
Cubos de limpiezacant. 6
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 8
Paños de secadocant. 24
Escobas de manocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y las rutas, y comprueba cada recorrido antes de abrir las inscripciones. Anota distancias, puntos de descanso, agua disponible y cualquier tramo que necesite señalización.
Solicita con antelación los permisos y las medidas de tráfico. Si participan reguladores, asígnales zonas concretas e infórmales de sus instrucciones antes del primer día.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para revisar seguros, preferencias dietéticas y necesidades de los participantes. Usa esos datos para calcular compras, acreditaciones y distribución de voluntarios.
Prepara un mapa por ruta y un sistema claro de señales. Coloca flechas y señales antes de la salida, y deja bridas, rotuladores y material de repuesto en manos de los equipos responsables.
Haz una comprobación física del material antes del montaje: dorsales, formularios, walkie-talkies, megáfonos, primeros auxilios, altavoces y cables. Reserva una revisión final al menos 24 horas antes de la primera salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que organizar una jornada de senderismo de 4 días?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar las rutas, solicitar permisos, organizar el tráfico, abrir inscripciones y encargar materiales impresos sin depender de entregas urgentes.
¿Cuándo hay que comprobar las rutas de senderismo?: Haz una primera comprobación antes de publicar las inscripciones y otra durante la semana previa. Revisa de nuevo los puntos de agua, los descansos, la señalización y cualquier tramo que pueda haber cambiado.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de senderismo de cuatro días?: No hay una cifra única: calcula un responsable por cada punto operativo y añade un equipo de reserva para cada día. Cierra las asignaciones al menos 7 días antes para cubrir ausencias y explicar las funciones.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y los mapas de ruta?: Ordénalos cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas y comprueba las cantidades entre 7 y 10 días antes. Guarda un pequeño margen de repuesto y revisa todo el material de registro 24 horas antes de abrir la salida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.