Wandelvierdaagse organiseren: checklist en planning
Een wandelvierdaagse organiseren vraagt vooral om goede voorbereiding op vier onderdelen: routes, veiligheid, deelnemersregistratie en vrijwilligers. Leg eerst de datum, startlocatie en routes vast; regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en rust- en waterpunten. In de laatste weken verschuift de aandacht naar inschrijvingen, routekaarten, startnummers, medailles en briefing van het team. Plan op de dag zelf extra tijd voor registratie, routecontrole en het klaarzetten van materiaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en routes vastleggen
3 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Routes controleren
4 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Waterpunten vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verzekeringsgegevens controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaarten maken
2 personen
Startnummers bestellen
Medaillelinten bestellen
EHBO-materialen inkopen
Drukwerk laten maken
Routeborden voorbereiden
3 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Boodschappen bestellen
Startnummers sorteren
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Routeborden klaarleggen
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Event
Startterrein afzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijfbalies inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Route uitzetten
6 personen
Rustpunten inrichten
6 personen
Waterpunten bevoorraden
6 personen
Deelnemers registreren
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Start begeleiden
6 personen
Stempelpost bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Fruit uitdelen
3 personen
Eindpunt begeleiden
4 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Dagmedailles uitdelen
3 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Route opnieuw uitzetten
6 personen
Rustpunten opnieuw bevoorraden
6 personen
Startbalies openen
4 personen
Deelnemers afvinken
4 personen
Tweede wandeldag starten
5 personen
Stempelpost bemannen
2 personen
Rustpunten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Eindpunt begeleiden
4 personen
Dagmedailles uitdelen
3 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Route opnieuw uitzetten
6 personen
Rustpunten opnieuw bevoorraden
6 personen
Derde wandeldag starten
5 personen
Stempelpost bemannen
2 personen
Rustpunten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Eindpunt begeleiden
4 personen
Dagmedailles uitdelen
3 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Laatste route uitzetten
6 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Rustpunten bevoorraden
6 personen
Vierde wandeldag starten
5 personen
Stempelpost bemannen
2 personen
Rustpunten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Finishers verwelkomen
6 personen
Vierdaagsem themedals uitdelen
4 personen
Finishfoto's begeleiden
2 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Routeborden ophalen
6 personen
Materialen sorteren
4 personen
Terrein opruimen
8 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Routeborden schoonmaken
2 personen
Inschrijfgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Afzethekkenaantal 24
- Klapbankenaantal 10
Apparatuur
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 4
- Portofoonsaantal 12
- Oplaadstationsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Routebenodigdheden
- Routepijlenaantal 180
- Routebordenaantal 40
- Kabelbindersaantal 500
- Markeerstiftenaantal 24
- Landkaartenaantal 12
- Routeboekjesaantal 600
Registratie
- Startnummersaantal 600
- Startnummerhoudersaantal 600
- Klembordenaantal 12
- Balpennenaantal 40
- Registratieformulierenaantal 700
- Stempelsaantal 8
- Stempelkussensaantal 12
- Polsbandjesaantal 700
Sportmateriaal
- Wandelmedaillesaantal 2400
- Finishmedaillesaantal 600
- Medaillelintenaantal 3000
- Krattenaantal 24
- Koelboxenaantal 12
- Watertanksaantal 16
- Drinkwaterkranenaantal 16
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 1200
- Herbruikbare bordenaantal 400
- Herbruikbaar bestekaantal 500
- Koffiekannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 12
- Waterkannenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Broodmessenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 12
- Tangenaantal 12
- Thermometersaantal 4
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- Opvouwbare brancardsaantal 2
- IJscompresdozenaantal 8
- Veiligheidshesjesaantal 30
- Handgelstationsaantal 12
Verlichting
- LED-lampenaantal 12
- Zaklampenaantal 20
- Batterijenaantal 80
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalgrijpersaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 8
- Droogdoekenaantal 24
- Handvegersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, routes, startlocatie en vergunningaanvragen. Verkeersmaatregelen en toestemming voor gebruik van locaties kunnen meerdere weken duren.
- Controleer iedere route minstens twee keer: één keer tijdens de voorbereiding en nogmaals in de week voor de start. Let op wegwerkzaamheden, ontbrekende routepijlen, gevaarlijke kruisingen en bereikbaarheid van rustpunten.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een vrijwilligersindeling met taken, telefoonnummers en aankomsttijden. Geef verkeersregelaars en routeposten daarnaast een korte instructie over portofoons, omleidingen en noodsituaties.
- Sluit de inschrijvingen niet pas op de startdag af. Verzamel dieetwensen en verzekeringsgegevens vooraf, sorteer de startnummers per afstand of alfabet en leg per registratietafel formulieren, klemborden en pennen klaar.
- Tel materiaal uiterlijk 3 dagen vooraf: routeborden, kabelbinders, megafoons, portofoons, EHBO-materialen, medailles en medaillelinten. Laad apparatuur op en test speakers, microfoons en verlengkabels vóór het opbouwen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelvierdaagse organiseren?
- Start ongeveer 12 weken vooraf met datum, routes, startlocatie en vergunningen. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen, routekaarten, vrijwilligersinstructies en het controleren van materialen.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een wandelvierdaagse?
- Dat hangt af van de route en de gemeenten waar je doorheen loopt. Neem minimaal 12 weken vooraf contact op met de betrokken gemeente(n) en vraag ook verkeersmaatregelen aan als deelnemers wegen of kruisingen gebruiken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelvierdaagse?
- Maak per rustpunt, waterpunt, registratiebalie en verkeerspost een bezetting en plan daarnaast reservekrachten. Zorg dat iedere vrijwilliger uiterlijk 2 weken vooraf een taak, locatie, starttijd en bereikbaar telefoonnummer heeft.
- Wanneer moet ik de routes van een wandelvierdaagse controleren?
- Controleer de routes bij voorkeur 2 keer: tijdens de voorbereiding en opnieuw 3 tot 7 dagen voor de start. Controleer dan ook routepijlen, routeborden, kruisingen, rustpunten en eventuele wegwerkzaamheden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!