Vier Tage Wandern organisieren: der richtige Ablauf

Bei vier Wandertagen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Logistik an vier aufeinanderfolgenden Tagen. Lege zuerst Datum, Routen, Startort und behördliche Vorgaben fest. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Wasserstellen, Ruhepunkte und die Vorbereitung von Karten, Startnummern und Beschilderung. Plane die letzten Kontrollen nicht erst für den Vorabend ein: Routen, Material und Zuständigkeiten sollten spätestens eine Woche vorher geprüft sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routen festlegen
3 Personen
2
Startort reservieren
3
Genehmigungen beantragen
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
5
Routen kontrollieren
4 Personen
6
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
7
Wasserstellen festlegen
2 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Versicherungsdaten prüfen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Wegkarten erstellen
2 Personen
16
Startnummern bestellen
17
Medaillenbänder bestellen
18
Erste-Hilfe-Materialien beschaffen
19
Drucksachen anfertigen lassen
20
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
21
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
22
Freiwillige informieren
2 Personen
23
Einkäufe bestellen
24
Startnummern sortieren
2 Personen
25
Materialien prüfen
3 Personen
26
Wegweiser bereitlegen
3 Personen
27
Einkäufe abholen
2 Personen

Event

28
Startgelände absperren
4 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Anmeldebereiche einrichten
3 Personen
32
Tontechnik anschließen
2 Personen
33
Route festlegen
6 Personen
34
Ruhezonen einrichten
6 Personen
35
Wasserstellen versorgen
6 Personen
36
Teilnehmer registrieren
6 Personen
37
Startnummern ausgeben
4 Personen
38
Teilnehmer informieren
2 Personen
39
Start begleiten
6 Personen
40
Stempelstation besetzen
2 Personen
41
Getränke nachfüllen
4 Personen
42
Obst verteilen
3 Personen
43
Zielpunkt begleiten
4 Personen
44
Teilnehmende abmelden
3 Personen
45
Tagesmedaillen verteilen
3 Personen
46
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
47
Route neu festlegen
6 Personen
48
Ruhepunkte neu bestücken
6 Personen
49
Startschalter öffnen
4 Personen
50
Teilnehmende abhaken
4 Personen
51
Zweiten Wandertag starten
5 Personen
52
Stempelstation besetzen
2 Personen
53
Ruhebereiche besetzen
6 Personen
54
Getränke nachfüllen
4 Personen
55
Zielpunkt begleiten
4 Personen
56
Tagesmedaillen verteilen
3 Personen
57
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
58
Route neu festlegen
6 Personen
59
Ruhepunkte neu bestücken
6 Personen
60
Dritten Wandertag starten
5 Personen
61
Stempelstation besetzen
2 Personen
62
Ruhebereiche besetzen
6 Personen
63
Getränke nachfüllen
4 Personen
64
Zielpunkt begleiten
4 Personen
65
Tagesmedaillen verteilen
3 Personen
66
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
67
Letzte Route festlegen
6 Personen
68
Zielbogen aufbauen
4 Personen
69
Ruhezonen versorgen
6 Personen
70
Vierten Wandertag starten
5 Personen
71
Stempelstation besetzen
2 Personen
72
Ruhebereiche besetzen
6 Personen
73
Getränke nachfüllen
4 Personen
74
Finisher begrüßen
6 Personen
75
Vierdaagse-Themedaillen ausgeben
4 Personen
76
Zielankunfts-Fotos betreuen
2 Personen
77
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen

Nachbereitung

78
Wegweiser abholen
4 Personen
79
Abfall sammeln
4 Personen
80
Startgelände reinigen
4 Personen
81
Wegweiser abholen
4 Personen
82
Abfall sammeln
4 Personen
83
Startgelände reinigen
4 Personen
84
Wegweiser abholen
4 Personen
85
Abfall sammeln
4 Personen
86
Startgelände reinigen
4 Personen
87
Wegweiser abholen
6 Personen
88
Materialien sortieren
4 Personen
89
Gelände aufräumen
8 Personen
90
Geschirr abwaschen
3 Personen
91
Abfall entsorgen
3 Personen
92
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
93
Restbestand einlagern
2 Personen
94
Routenschilder reinigen
2 Personen
95
Anmeldeunterlagen archivieren
96
Fundgegenstände registrieren
97
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 24
KlappbänkeAnz. 10

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MegafoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
LadestationenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Routenmaterial

WegweiserAnz. 180
WegweiserAnz. 40
KabelbinderAnz. 500
MarkerAnz. 24
LandkartenAnz. 12
RoutenhefteAnz. 600

Registrierung

StartnummernAnz. 600
StartnummernhalterAnz. 600
KlemmbretterAnz. 12
KugelschreiberAnz. 40
RegistrierungsformulareAnz. 700
StempelAnz. 8
StempelkissenAnz. 12
ArmbänderAnz. 700

Sportmaterial

WandermedaillenAnz. 2400
Finisher-MedaillenAnz. 600
MedaillenbänderAnz. 3000
KistenAnz. 24
KühlboxenAnz. 12
WassertanksAnz. 16
TrinkwasserhähneAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 1200
Mehrweg-TellerAnz. 400
Wiederverwendbares BesteckAnz. 500
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12
WasserkannenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 8
BrotmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
ThermometerAnz. 4

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
Klappbare TragenAnz. 2
EisbeutelboxenAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 30
HanddesinfektionsstationenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 20
BatterienAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 8
PutzeimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 24
HandfegerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die vier Tagesrouten zuerst fest und kontrolliere jede Strecke anschließend vor Ort. Markiere dabei Wasserstellen, Ruhepunkte, Engstellen und Stellen, an denen Verkehrsmaßnahmen nötig werden.
Reserviere den Startort früh und beantrage Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Termin. Für Rückfragen und fehlende Unterlagen solltest du mindestens 14 Tage Puffer einplanen.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Startzeiten, Strecken und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche und Versicherungsdaten direkt bei der Anmeldung, damit du sie nicht kurz vor dem Start nachfordern musst.
Teile Freiwillige nicht nur nach Tagen, sondern nach festen Aufgaben ein: Registrierung, Streckenposten, Verkehrsregelung und Erste Hilfe. Weise alle Helfer spätestens 7 Tage vorher ein und gib ihnen erreichbare Ansprechpartner sowie Funkgeräte oder Megafone.
Bereite Wegkarten, Routenhefte, Startnummern, Bänder und Medaillen nach Tagesabschnitt vor. Prüfe Beschilderung, Kabel, Ladestationen, Erste-Hilfe-Material und Kisten spätestens am Vortag anhand einer Packliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man vier Tage Wandern anmelden?: Veröffentliche die Anmeldung idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Wandertag. So bleiben mindestens 3 Wochen für die Bearbeitung von Anmeldungen, Ernährungswünschen und Versicherungsdaten.
Wann sollte man Genehmigungen für eine mehrtägige Wanderung beantragen?: Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Bei öffentlichen Straßen, vielen Teilnehmenden oder mehreren Gemeinden solltest du 10 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für vier Wandertage?: Das hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Kontrollpunkte ab. Plane pro gleichzeitig besetztem Punkt mindestens 2 Personen und zusätzlich eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent für Ausfälle ein.
Wann müssen Routen und Beschilderung kontrolliert werden?: Kontrolliere die Routen erstmals 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und ein zweites Mal in der letzten Woche. Beschilderung, Wegweiser und Absperrungen solltest du am jeweiligen Vorabend vollständig bereitlegen und prüfen.

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