Checklist: wandeltocht voor het goede doel organiseren

Een wandeltocht voor het goede doel vraagt vooral om een vaste route, duidelijke begeleiding en tijdige communicatie. Regel vergunningen, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen voordat je inschrijvingen opent. Daarna volgen vrijwilligers, rustpunten, routeaanduiding en materialen voor veiligheid en verzorging. Gebruik deze checklist om van de eerste routeverkenning tot de laatste deelnemersinformatie niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route definitief vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Online inschrijfformulier maken
Informatie over route publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsors benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
Route fysiek verkennen
3 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Verkeerspunten markeren
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
Startnummers bestellen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes en startnummers sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren
Walkietalkies opladen
Startlocatie schoon opleveren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Finishbalie inrichten
2 personen
Rustpunten opbouwen
4 personen
Routeborden uitzetten
4 personen
Verkeersposten bemannen
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Waterpunten vullen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratie controleren
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route uitleggen
2 personen
Wandelaars laten starten
3 personen
Verkeersposten bemannen
4 personen
Rustpunten bemannen
6 personen
Water en fruit serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Route vrijhouden
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Nazorg

Routeborden verzamelen
4 personen
Rustpunten afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemersbedankje versturen
Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Inklapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 150
Kleedjes voor rustpuntenaantal 4

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 8
Megafoon
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Reflecterende armbandenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Registratie

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Geldkist
QR-codebordjesaantal 4
Routekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Informatiebordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 6 tot 8 weken vooraf definitief vast. Verken het hele traject fysiek en noteer waar routepijlen, routeborden, afzetlint en verkeersbegeleiders nodig zijn.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je de wandeltocht publiceert. Verkeersmaatregelen kunnen extra voorbereiding vragen, vooral op punten waar deelnemers een weg oversteken.
Plan per rustpunt een kleedje, waterkannen, herbruikbare bekers en afvalbakken. Wijs vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf aan een specifiek rustpunt of verkeerspunt toe.
Stuur de laatste deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen voor de tocht. Vermeld daarin starttijd, route, bereikbaarheid, weersadvies, contactnummer en wat deelnemers onderweg kunnen verwachten.
Controleer de veiligheidsmaterialen de dag vóór de tocht: EHBO-koffers, veiligheidshesjes, reflecterende armbanden, walkietalkies, zaklampen en batterijen. Laad mobiele telefoons en powerbanks volledig op en test de communicatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht voor het goede doel organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor route en vergunningen, de reservering van start en finish, sponsors, vrijwilligers en de deelnemerscommunicatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspunt of kruising, plus een coördinator en bezetting van elk rustpunt. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden ingevuld.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht markeren?: Bereid routepijlen en routeborden enkele dagen vooraf voor en plaats ze op de dag zelf zo laat mogelijk. Controleer de volledige route 1 tot 2 uur voor de start, omdat borden kunnen zijn verplaatst.
Wat moet ik bij een wandeltocht voor het goede doel aan drinken voorzien?: Plan voor ieder rustpunt water en bekers en houd extra voorraad achter de hand voor warm weer. Koel de dranken de avond ervoor en controleer 2 tot 3 uur voor de start of elk rustpunt compleet is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.