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Spendenwanderung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Spendenwanderung müssen Route, Anmeldung, Helfer und Sicherheit ineinandergreifen. Lege zuerst Strecke, Start und Ziel fest und kläre anschließend Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen. Sobald die Anmeldungen laufen, erfasst du Ernährungswünsche, teilst Freiwillige ein und bereitest Startnummern und Routenpläne vor. Kurz vor dem Termin zählen Wetterprüfung, gekühlte Getränke, sichtbare Wegweiser und eine funktionierende Erste-Hilfe-Ausstattung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route endgültig festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Online-Anmeldeformular erstellen

  • Routeninformationen veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige anmelden

  • Route vor Ort erkunden

    3 Personen

  • Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • Verkehrspunkte markieren

    2 Personen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

  • Startnummern bestellen

  • Routenpläne drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Armbänder und Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmenden die letzten Informationen senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien prüfen

  • Walkie-Talkies aufladen

  • Startort sauber übergeben

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Zielbereich einrichten

    2 Personen

  • Ruhebereiche aufbauen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    4 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Wasserstellen auffüllen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Registrierung kontrollieren

    4 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Route erklären

    2 Personen

  • Wanderer starten lassen

    3 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    4 Personen

  • Ruhebereiche besetzen

    6 Personen

  • Wasser und Obst servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Route freihalten

    2 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Medaille oder Erinnerung überreichen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Wanderer begleiten

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

Nachbereitung

  • Wegweiser einsammeln

    4 Personen

  • Ruhezonen abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 35
  • WegweiserAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • StartnummernAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • MedaillenbänderAnz. 150
  • Decken für RuhebereicheAnz. 4

Ausstattung

  • Walkie-TalkiesAnz. 8
  • Megafon
  • MobiltelefonAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • Reflektierende ArmbänderAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Registrierung

  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • Geldkassette
  • QR-Code-SchilderAnz. 4
  • RoutenpläneAnz. 150
  • AnmeldeformulareAnz. 150
  • InfotafelnAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig, bevor du Einladungen verschickst. Für eine Strecke mit öffentlichen Wegen können Rückfragen und Änderungen mehrere Wochen dauern.
  • Erkunde die Route mindestens einmal vor Ort und markiere Ruhepunkte, Verkehrspunkte und Stellen mit schlechter Sicht. Plane dort Wegweiser, Absperrband und Helfer ein, statt dich nur auf den gedruckten Routenplan zu verlassen.
  • Schließe die Helfer-Einteilung spätestens eine Woche vor der Wanderung ab. Weise jedem Verkehrspunkt eine konkrete Person zu und gib für Rückfragen Walkie-Talkies oder ein geladenes Mobiltelefon aus.
  • Sortiere Armbänder und Startnummern nach der Teilnehmerliste und lege sie am Start getrennt bereit. Drucke die Liste und Routenpläne zusätzlich aus, damit du bei schlechtem Empfang nicht auf das Online-Formular angewiesen bist.
  • Prüfe am Vortag Wetter, Beleuchtung und Erste-Hilfe-Materialien. Kühle Getränke rechtzeitig, lade Powerbanks und stelle für Ruhebereiche Decken sowie für schlecht beleuchtete Abschnitte LED-Lampen oder Taschenlampen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Spendenwanderung anmelden?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen und möglichen Verkehrsmaßnahmen. So bleibt Zeit für Rückfragen, Änderungen an der Strecke und die Reservierung von Start- und Zielort.
Was muss bei einer Spendenwanderung an die Teilnehmer geschickt werden?
Sende die letzten Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Sie sollten Startzeit, Treffpunkt, Route, Ruhepunkte, Hinweise zur Verpflegung und eine Kontaktmöglichkeit am Wandertag enthalten.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Spendenwanderung?
Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Verkehrspunkt und zusätzlich Helfer für Start, Ziel, Ruhepunkte und Anmeldung ein. Teile die Aufgaben spätestens eine Woche vorher zu und bestätige die Verfügbarkeit kurz vor dem Termin.
Wie viel Wasser braucht man bei einer Spendenwanderung?
Plane pro teilnehmender Person mindestens 1 bis 1,5 Liter für die Strecke ein und ergänze Vorräte an den Ruhepunkten. Bei warmem Wetter solltest du die Menge erhöhen und Getränke schon vor dem Start kühlen.

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